Práce z domova: praktická doporučení pro firmy a zaměstnavatele

Uplynulé dva roky nám ukázaly, že poměrně velké množství činností zaměstnanců lze vykonávat na dálku. Někteří zaměstnavatelé a zaměstnanci přivítali možnost návratu do kanceláří, jiní ponechávají výkon práce z domova jako běžný režim. Česká pracovněprávní a daňověprávní úprava bohužel zdaleka nepostačuje k jednoduchému a jasnému nastavování režimu práce z domova. Zaměstnavatelé se tak často vystavují rizikům sankcí ze strany inspektorátu práce či správce daně, jejichž potenciální výše roste s četností výkonu práce z domova. Tendenci k většímu podílu práce z domova lze očekávat vzhledem k aktuálnímu vývoji epidemiologické situace, proto vám v následujícím článku přinášíme přehled základních praktických tipů a pravidel.

Práci z domova nelze nařídit

Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci poskytovat prostory pro výkon práce – pracoviště ­- či si s ním dohodnout jiné místo, kde bude práce vykonávána. Z důvodu této zákonné úpravy není možné práci z domova jednostranně nařídit, a to navzdory tomu, že v některých případech byly v reakci na pandemii nuceně či rozhodnutím zaměstnavatele uzavřeny běžné pracovní prostory. Práci z domova tedy lze zavést pouze dohodou se zaměstnancem, která by měla mít, jak je již v pracovním právu obvyklé a pro prokazatelnost učiněné dohody i žádoucí, písemnou formu.

Pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem nedohodne, nezbývá při uzavření pracoviště jiné řešení,  než aplikovat úpravu některé z překážek v práci.

Nutnost úpravy místa výkonu práce

Pokud se chce zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout na výkonu práce z domova, je třeba zkoumat místo výkonu práce dohodnuté v pracovní smlouvě. Pokud by zaměstnancovo bydliště bylo mimo sjednané místo výkonu práce, je třeba místo výkonu upravit, a to opět písemnou formou.
Formulaci místa výkonu práce doporučujeme věnovat náležitou pozornost, neboť má dopad do dalších oblastí jako jsou BOZP, náhrady apod.

Zaměstnavatel může dokonce umožnit práci zaměstnance z domova v zahraničí. Zde však upozorňujeme na možné komplikované dopady v zahraničí, které se dokonce i v rámci zemí EU velmi různí a mohou vést k zahraničním povinnostem zaměstnavatele jako jsou např. vedení zahraniční mzdy s odvodem lokální daně a pojistného, nutnost dodržení místních pracovních podmínek, imigrační povinnosti či povinnost zdaňování části zisku zaměstnavatele v zahraničí.

Náhrada výdajů a jejich daňové dopady

Závislá práce je vykonávána na náklady zaměstnavatele. Pokud tedy zaměstnanci vzniknou dodatečné výdaje z důvodu výkonu práce z domova, jako jsou zvýšená spotřeba energií či opotřebení vlastního zařízení (židle, stůl, PC), měl by je zaměstnavateli vyúčtovat a zaměstnavatel tyto výdaje nahradit. Takovéto nároky vyplývající ze zákoníku práce se pak těší výhodnému daňovému režimu (u zaměstnavatele se jedná o daňově uznatelný náklad a u zaměstnance se nezdaňují). Tyto nároky však musejí být řádně doloženy. Musí se tak ve většině případů jednat o skutečné výdaje jednotlivých zaměstnanců.

Z výše uvedeného vyplývá v podstatě praktická nevyužitelnost výhodného daňového režimu. Z naší zkušenosti je doložení skutečných výdajů u každého zaměstnance administrativně neúnosné a v nepoměru k případnému daňovému benefitu. Jinou alternativu umožňující výhodný daňový režim bohužel současné daňové předpisy a jejich interpretace nepřipouštějí.

Zaměstnavatelé tak v praxi postupují často tím způsobem, že stanoví fixní částku např. za den výkonu práce z domova, která je v pracovněprávní dokumentaci jednoznačně identifikována jako příspěvek na pokrytí případných dodatečných výdajů spojených s výkonem práce z domova. Tento příspěvek však podléhá zdanění a souvisejícím odvodům. Dle našeho názoru lze takovýto příspěvek za určitých okolností považovat za daňově uznatelný náklad zaměstnavatele.

Doporučujeme věnovat pozornost způsobu komunikace příspěvku zaměstnancům – ti jsou totiž stále oprávněni vyúčtovat si své skutečné výdaje a zaměstnavatel je povinen jim je jako takové poskytnout.

Pracovní doba, poskytování příspěvku na stravování

Z praktického hlediska doporučujeme výslovně stanovit pracovní dobu zaměstnanců pracujících z domova, aby si zaměstnavatel zaručil jejich dostupnost v určitém časovém rozmezí.

Toto je dle našeho názoru také nutné, pokud zaměstnavatel plánuje poskytovat zaměstnancům příspěvek na stravování ve výhodném daňovém režimu – tento režim je totiž omezen prokazatelným odpracováním části stanovené pracovní doby.

SHRNUTÍ: Doporučený postup v praxi

Na základě výše uvedeného doporučujeme, aby zaměstnavatel vhodně ošetřil výkon práce z domova pomocí kombinace následujících dokumentů, jejichž formulace bude v případě případných kontrol ze strany úřadů naprosto zásadní. Toto pak platí i pro práci z domova ve smyslu benefitu, i ve smyslu jediné možnosti pokračování ve výkonu práce např. při uzavření pracoviště.

1. Sjednání písemné dohody o práci z domova či dodatku k pracovní smlouvě. Toto je třeba učinit s každým zaměstnancem zvlášť.
Zde doporučujeme upravit zejména souhlas s výkonem práce z domova a zároveň oprávnění zaměstnavatele požadovat návrat na pracoviště, místo výkonu práce či pracovní dobu.

2. Zavedení vnitřního předpisu, ve kterém zaměstnavatel upraví obecné podmínky fungování práce z domova. Skrze toto jednostranné opatření nesmí zaměstnavatel nikterak zkrátit práva zaměstnanců.
Zde doporučujeme stanovit obecné podmínky, za jakých je umožněn výkon práce z domova, výši náhrady za zvýšené náklady zaměstnanců, zásady BOZP apod.