Co pomohlo firmám úspěšně zvládnout krizi COVID-19 a proč v tom ochrana oznamovatelů hrála důležitou roli

Společnost BDO každý rok zpracovává mezinárodní průzkum týkající se rizik, které hýbou světem. Nad těmito riziky se zamýšlejí vrcholoví představitelé firem ze všech koutů světa. Letošní Global Risk Landscape byl ve znamení zvládání krize spojené s COVID-19.

Tím hlavním poselstvím letošního průzkumu je, že společnosti, které se nebojí riskovat, si během pandemie vedly mnohem lépe. Riskovat v pandemii? To se ale snadno řekne a hůř udělá. Co měly společné ty firmy, které se do většího rizika pustily a úspěšně jej zvládly?

Mezi faktory úspěchu patřila především schopnost nazírat věci z jiného úhlu pohledu, otevřená komunikace, flexibilita v procesech a také péče o lidi – o zaměstnance, partnery i širší veřejnost. Získaná loajalita totiž pomáhá přestát nejrůznější krize.

Mezi důležité mechanismy zodpovědného podnikání patří také ochrana oznamovatelů. Nabízí stakeholderům možnost bezpečně a jednoduše komunikovat, co je trápí. Pomáhá tak vytvářet důvěru ve vzájemných vztazích, čímž podporuje dlouhodobou spolupráci.

 

Ochrana oznamovatelů

Jak už jsme informovali dříve, od příštího roku budou i české firmy a organizace muset zavést postupy a kanály pro příjem podnětů od oznamovatelů. Firmy se obávají, co jim nová povinnost přinese. Letošní BDO Risk Landscape potvrzuje, že ten, kdo se stará o svoje lidi a okolí, může zvládnout krize lépe. Jsem přesvědčený, že spoustě firem a majitelů je tento přístup sympatický, i když jinak hantýrku Evropské unie moc nemusí.

Mým cílem je podpořit naše klienty, aby využili příležitosti a zvládli rizika související s novou regulací. Nových povinností není málo. Připravil jsem proto pro vás přehled těch nejdůležitějších.

 

Koho se nové povinnosti týkají?

Nové povinnosti se nedotknou jen státních organizací či velkých nadnárodních koncernů. Vnitřní oznamovací systém budou muset zřídit všechny firmy a organizace s 25 a více zaměstnanci. A dále také veřejní zadavatelé, s výjimkou obcí do 5 000 obyvatel. Nová povinnost se tak dotkne většiny firem a organizací.

 

Co je vnitřní oznamovací systém či etická linka?

Podnikům i dalším subjektům přibude povinnost zavést takzvaný vnitřní oznamovací systém, resp. tzv. etickou linku. Smyslem etické linky je umožnit oznamovatelům využít interní kanál namísto předání informací externím kontrolním orgánům. Firma tak může včas zjistit podvodné chování, překazit je a zabránit dalším škodám, včetně poškození reputace nebo uložení sankce. Na základě obdržených oznámení by měla firma realizovat nápravná opatření, které zabrání obdobným nežádoucím jevům v budoucnu. Systém musí utajit totožnost oznamovatelů a ochránit je před odvetnými opatřeními.

 

Kdo může oznámení podat?

Okruh oznamovatelů – tedy osob chráněných zákonem – je velmi široký. Kromě zaměstnanců to mohou být i uchazeči o zaměstnání, stážisté, členové představenstva či dozorčí rady. Oznamovat mohou i ale dodavatelé nebo zájemci o zakázku. Je proto důležité, aby možnost podat oznámení byla snadno dostupná všem uvedeným subjektům. Efektivním řešením je např. zabezpečený internetový formulář na stránkách společnosti.

 

Jak lze oznámení podat a do kdy musí být vyřízeno?

Oznamovat musí být možné podat písemně, telefonicky i osobně. Oznamovatel získá právo znát závěry šetření do třiceti dnů od oznámení. V odůvodněných případech lze tuto lhůtu prodloužit.

Chod vnitřního oznamovacího systému dokážou usnadnit internetové aplikace. Dnešní technologie umožňují rychlé a jednoduché zavedení takzvané etické linky, která slouží pro podání oznámení a zároveň plní funkci helpdesku či komunikační platformy. Aplikace pomůže hlídat lhůty, ať už bylo oznámení podáno prostřednictvím aplikace nebo např. telefonicky a do aplikace následně zaevidováno administrátorem. Tato určitá centralizace také přispívá k ochraně osobních údajů oznamovatelů. Těm zase nástroj umožní upozornit na problémy a rizika ve firmě prostřednictvím zabezpečeného formuláře. Užitek tak získají jak oznamovatelé, tak samotné firmy tím, že budou mít svoje rizika více pod kontrolou.

 

Jaká rizika jsou spojena s ochranou oznamovatelů?

Za nedodržení povinností vyplývajících ze zákona o ochraně oznamovatelů mají hrozit vysoké pokuty – až milion korun nebo 5 % z čistého obratu za poslední ukončené účetní období. Oznamovatel se bude moci obrátit i přímo na Ministerstvo spravedlnosti. Také z tohoto důvodu je v zájmu firem, aby jejich vnitřní oznamovací systém byl důvěryhodný a jednoduchý.

Cílem BDO je přinášet pragmatická a cenově dostupná řešení. Rád pro Vás zajistím nastavení a správu ochrany oznamovatelů.