• Whistleblowing – ochrana oznamovatelů

Nová povinnost firem pro ochranu oznamování protiprávních jednání

Podniky jsou citlivé na události, které poškozují jejich pověst, a lídři firem si stále více uvědomují potřebu zajistit a prokázat firemní integritu. Rovněž uznávají, že při řízení těchto rizik musí být mnohem aktivnější než doposud. Síť BDO každý rok zpracovává mezinárodní průzkum týkající se rizik, které hýbou podnikatelským světem. Pandemie ukázala, že společnosti, které se nebojí riskovat, si vedly mnohem lépe. Mezi faktory úspěchu patřila především schopnost nazírat na problémy z jiného úhlu pohledu: otevřenost a flexibilita v procesech a také péče o zaměstnance, partnery i širší veřejnost. Zejména získaná loajalita totiž pomáhá přestát nejrůznější krize.

Zabezpečený kanál interní komunikace a ochrana oznamovatelů patří mezi důležité mechanismy zodpovědného podnikání. Pomáhá tak vytvářet důvěru ve vzájemných vztazích, čímž podporuje dlouhodobou spolupráci.

Již dnes mají některé firmy nebo veřejné organizace povinnost zavést vnitřní kanál pro oznamování protiprávního jednání. Do budoucna se tato povinnost rozšíří v podstatě na všechny podniky a organizace (firmy s více jak 25 zaměstnanci, veřejný sektor atd.). Tyto požadavky vyplývají z nové evropské Směrnice (EU) 2019/1937 o ochraně oznamovatelů.

 

TIP: Jak pragmaticky zvládnout novou povinnost ochrany oznamovatelů

Stáhnout

Praktická příručka, jak se krok za krokem připravit na novou povinnost.

 

Co je směrnice o ochraně oznamovatelů?


Cílem směrnice je poskytnout právní ochranu osobám (whistleblowerům), kteří jsou ve firmě svědky neetického či protiprávního jednání. Informují o poškození veřejného zájmu, o kterém se dozví v zaměstnání nebo v souvislosti s ním. Poškození veřejného zájmu má podle směrnice spočívat v porušení práva v předem definovaných oblastech, ve kterých orgány Evropské unie vykonávají svou kompetenci. Jde například o oblast veřejných zakázek, finančních služeb, praní peněz a financování terorismu, ochrany životního prostředí a další. Český návrh zákona o ochraně oznamovatelů už projednává Poslanecká sněmovna. Pokud by nestihla zákon schválit, budou u nás povinnosti související se směrnicí vymahatelné právě ve znění evropské směrnice, a to od 17. prosince 2021.

Jaké vám z ní vyplývají povinnosti?


Nové povinnosti se nedotýkají jen státních organizací či velkých nadnárodních koncernů. Vnitřní oznamovací systém musí zřídit všechny firmy s 25 a více zaměstnanci. A také veřejní zadavatelé, s výjimkou obcí do 5 000 obyvatel. Podnikům i dalším subjektům přibude povinnost zavést takzvaný vnitřní oznamovací systém, tedy bezpečné postupy pro přijímání a šetření oznámení. Systém musí především utajit totožnost oznamovatelů. Rovněž budete muset určit osobu, která bude za přijímání a prošetřování oznámení odpovědná. Volba formy oznámení je v podstatě na samotném oznamovateli – musíte oznamovateli umožnit přijímat oznámení písemně i ústně. Podat oznámení mohou nejen zaměstnanci, ale také dodavatelé nebo zájemci o práci. Oznamovatel má dále právo být písemně informován o přijetí oznámení do 7 dní od jeho přijetí a dále má právo být informován o závěrech šetření do 30 dnů ode dne přijetí oznámení.

Nové povinnosti

Pro firmy a organizace bude klíčové, aby stihly zavést vnitřní oznamovací systém do konce března příštího roku. Nejpozději od 1. 4. 2022 budou muset disponovat funkčním a bezpečným systémem pro příjímání oznámení.

Postihem za porušení povinnosti dle zákona o ochraně oznamovatelů je pokuta ve výši 1 milionu korun nebo 5 % z čistého obratu společnosti. Čím dál důležitější je rovněž dodržování principů společenské odpovědnosti firem a dobré vztahy s klíčovými partnery a veřejností. Porušování povinností spočívajících v ochraně oznamovatelů může odradit dosavadní i potenciální partnery od spolupráce a poškodit reputaci společnosti.

Než se rozhodnete zavést oznamovací systém ve firmě, zvažte, co by měl splňovat:

  • Vybrali jste řešení, které je dostatečně zabezpečené?
  • Určili jste osobu zodpovědnou za fungování systému?
  • Stanovili jste, kdo bude mít do systému (administrátorský) přístup?
  • Zajistili jste diskrétnost uživatelů a přitom jim umožnili přístup ke zpětné vazbě?
  • Vybrali jste, kdo bude posuzovat a vyhodnocovat jednotlivá oznámení?
  • Stanovili jste vhodné postupy a metriky pro posouzení oznámení??
  • Poučili jste uživatele o způsobu využívání systému?

Legislativa, která by problematiku whistleblowingu v plné šíři pokrývala, v České republice dlouho chyběla. I to mělo za následek, že české společnosti velmi často řeší whistleblowing pouze okrajově a některé dokonce nepoužívají žádný vnitřní oznamovací systém. Protiprávní a neetické jednání na pracovišti přitom poškozuje image společnosti, demotivuje zaměstnance a může se i značně prodražit.

Absence vhodného oznamovacího systému vede k tomu, že lidé neví, jakým způsoben mohou oznámení podat. Případně mají obavy, že jejich totožnost bude prozrazena, , že získají nálepku donašeče a z případné následné odplaty ze strany kolegů či nadřízených. Mohou tak zvažovat, že informace svěří někomu zvenčí (médiím, policii, právnímu zástupci, správnímu orgánu atd.). V takovém případě hrozí nepříjemné mediální kauzy nebo dokonce soudní řízení. Důvodem k zavedení vnitřního oznamovacího systému by tak nemělo být pouze splnění legislativních podmínek, ale také zabránění neetického a protiprávního jednání a získávání pravidelné zpětné vazby na chod vaší organizace.

Fyzické schránky důvěry neboa emailové schránky jsou již přitom přežitkem a nejsou zcela v souladu se zmiňovanou evropskou směrnicí. Právě proto se od těchto tradičních oznamovacích kanálů upouští a vytvářejí se například online řešení, která splňují podmínky vyplývající z nové povinnosti. Ty mohou společnosti přinést skvělé výsledky.

 

 


 

„Firmy se obávají, co jim nová povinnost přinese. Nový BDO Risk Landscape potvrzuje, že ten, kdo se stará o svoje lidi a okolí, může zvládnout krize lépe. Jsem přesvědčený, že spoustě firem a majitelů je tento přístup sympatický, i když jinak hantýrku EU moc nemusí. Přístupem BDO je nabízet pragmatická a cenově dostupná řešení. Chceme podpořit naše partnery, aby využili příležitosti a zvládli rizika související s novou regulací.“

Stanislav Klika


 

 

Řešení BDO: Etická linka

Chod vnitřního oznamovacího systému dokážou usnadnit internetové aplikace. Dnešní technologie umožňují rychlé a jednoduché zavedení takzvané etické linky, která slouží pro podání oznámení a zároveň plní funkci helpdesku či komunikační platformy. Náš whistleblowingový nástroj umožní oznamovatelům upozornit na problémy  prostřednictvím zabezpečeného formuláře. Tato určitá centralizace vám pomůže mít jednotlivá oznámení více pod kontrolou, snáze sledovat lhůty a chránit osobní údaje oznamovatelů.

Naši odborníci vám budou pravidelně připravovat zprávy o případných podáních a navrhovat vhodný postup při jejich řešení.

Proč zvolit naše řešení?

  • Jistota a klid: Buďte první, kdo se dozví o pochybení ve Vaší organizaci. Mějte věci pod kontrolou. Jednejte s péčí řádného hospodáře. Předejděte právním, finančním a reputačním rizikům.
  • Rychlost a jednoduchost: Webový formulář má responzivní design a je možné k němu přistupovat jak z počítače, tak tabletu nebo mobilu. Ovládání je snadné a aplikaci zvládne používat každý.
  • Diskrétnost: Předejděte zveřejňování vašich interních záležitostí na úřadech či u policie a umožněte zaměstnancům podávat oznámení na portálu určeném jen vám.
  • Efektivita: Služba je dostupná 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
  • Spolehlivost a diskrétnost: Naše řešení garantuje nejvyšší míru ochrany identity oznamovatele.
  • Vše pod jednou střechou: Tým našich zkušených poradců v oblasti interního auditu a řízení rizik vám pomůže pokrýt celou navazující oblast řízení rizik.

 

Vyberte si z naší nabídky řešení:

 

TIP: Začněte se zaváděním oznamovacího systému včas. Celý proces přes návrh a implementace řešení, přizpůsobení interních předpisů až po komunikaci se zaměstnanci atd. může trvat i několik měsíců.

Etická linka bez starostí


BDO pro vás zajistí:
▷ umístění aplikace na cloudovém řešení BDO
▷ přijímání, správu, šetření a uzavírání oznámení
▷ zajištění role tvz. příslušné osoby
▷ příjem oznámení po telefonu
▷ administrátorskou podporu k aplikaci
▷ pravidelnou aktualizaci
▷ úvodní zaškolení uživatelů
▷ vzory interních předpisů

Etická linka s asistencí


BDO pro vás zajistí:
▷ umístění aplikace na cloudovém řešení BDO
▷ založení přístupu
▷ administrátorskou podporu k aplikaci
▷ pravidelnou aktualizaci
▷ úvodní zaškolení uživatelů

Správa a přijímání oznámení je již na vás.
Rádi vám však nabídneme podporu při šetření a uzavírání oznámení podle vašich aktuálních potřeb a požadavků

Kontaktujte nás

Náš tým odborníků vám rád pomůže s hledáním vhodného řešení, implementací systému a navrhne pro vás služby na míru.

Ondřej Šnejdar

Partner
[email protected]
+420 777 312 365

 

Stanislav Klika

Director - Risk Advisory Services
[email protected]
+420 604 226 734

Telefonní číslo:
+
Souhlas se zpracováním osobních údajů:
Bez vašeho souhlasu nemůžeme zpracovat Vaše osobní údaje a vyřídit Vaši žádost (jméno, příjmení, email, telefon, společnost). Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat. Podrobné informace o ochraně osobních údajů a zasílání obchodních sdělení naleznete zde.
Souhlas se zasíláním obchodních sdělení:
Abychom Vám mohli zasílat aktuální informace, tipy a pozvánky na exkluzivní akce i v budoucnu, potřebujeme Váš souhlas s používáním Vašich osobních údajů (jméno, příjmení, email, telefon, společnost) k uvedenému účelu. Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat. Podrobné informace o ochraně osobních údajů a zasílání obchodních sdělení naleznete zde.
Opište číslo z obrázku
 Security code