Nové povinnosti
Pro firmy a organizace bude klíčové, aby stihly zavést vnitřní oznamovací systém do konce března příštího roku. Nejpozději od 1. 4. 2022 budou muset disponovat funkčním a bezpečným systémem pro příjímání oznámení.
Postihem za porušení povinnosti dle zákona o ochraně oznamovatelů je pokuta ve výši 1 milionu korun nebo 5 % z čistého obratu společnosti. Čím dál důležitější je rovněž dodržování principů společenské odpovědnosti firem a dobré vztahy s klíčovými partnery a veřejností. Porušování povinností spočívajících v ochraně oznamovatelů může odradit dosavadní i potenciální partnery od spolupráce a poškodit reputaci společnosti.
Než se rozhodnete zavést oznamovací systém ve firmě, zvažte, co by měl splňovat:
- Vybrali jste řešení, které je dostatečně zabezpečené?
- Určili jste osobu zodpovědnou za fungování systému?
- Stanovili jste, kdo bude mít do systému (administrátorský) přístup?
- Zajistili jste diskrétnost uživatelů a přitom jim umožnili přístup ke zpětné vazbě?
- Vybrali jste, kdo bude posuzovat a vyhodnocovat jednotlivá oznámení?
- Stanovili jste vhodné postupy a metriky pro posouzení oznámení??
- Poučili jste uživatele o způsobu využívání systému?
Legislativa, která by problematiku whistleblowingu v plné šíři pokrývala, v České republice dlouho chyběla. I to mělo za následek, že české společnosti velmi často řeší whistleblowing pouze okrajově a některé dokonce nepoužívají žádný vnitřní oznamovací systém. Protiprávní a neetické jednání na pracovišti přitom poškozuje image společnosti, demotivuje zaměstnance a může se i značně prodražit.
Absence vhodného oznamovacího systému vede k tomu, že lidé neví, jakým způsoben mohou oznámení podat. Případně mají obavy, že jejich totožnost bude prozrazena, , že získají nálepku donašeče a z případné následné odplaty ze strany kolegů či nadřízených. Mohou tak zvažovat, že informace svěří někomu zvenčí (médiím, policii, právnímu zástupci, správnímu orgánu atd.). V takovém případě hrozí nepříjemné mediální kauzy nebo dokonce soudní řízení. Důvodem k zavedení vnitřního oznamovacího systému by tak nemělo být pouze splnění legislativních podmínek, ale také zabránění neetického a protiprávního jednání a získávání pravidelné zpětné vazby na chod vaší organizace.
Fyzické schránky důvěry neboa emailové schránky jsou již přitom přežitkem a nejsou zcela v souladu se zmiňovanou evropskou směrnicí. Právě proto se od těchto tradičních oznamovacích kanálů upouští a vytvářejí se například online řešení, která splňují podmínky vyplývající z nové povinnosti. Ty mohou společnosti přinést skvělé výsledky.
„Firmy se obávají, co jim nová povinnost přinese. Nový BDO Risk Landscape potvrzuje, že ten, kdo se stará o svoje lidi a okolí, může zvládnout krize lépe. Jsem přesvědčený, že spoustě firem a majitelů je tento přístup sympatický, i když jinak hantýrku EU moc nemusí. Přístupem BDO je nabízet pragmatická a cenově dostupná řešení. Chceme podpořit naše partnery, aby využili příležitosti a zvládli rizika související s novou regulací.“
Stanislav Klika