Tyto webové stránky používají k poskytování služeb a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním těchto stránek s tím souhlasíte. Více informací o souborech cookie a jak je odstranit naleznete v PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ ÚDAJŮ.
Článek:

Účetnictví pro 21. století

15 června 2020

Ivan Kovář , Partner |

Moderní účetnictví dnes již nemusí být to účetnictví, jak jej znali naši dědové (zapisování účetních případů na papírové účetní archy), ani jak si jej pamatují naši otcové (formální zapisování účetních případů do počítače, jak se stále ve své surové podobě běžně provádí).

V moderním účetnictví 21. století je samotné zadávání dokladů jen jednou ze složek komplexního a flexibilního systému zpracování dokladů ve firmě. Výstupy z účetnictví pak poskytují jednoduše srozumitelná data použitelná pro každodenní operativní i víceleté strategické rozhodování. Účetnictví je obrovským zdrojem informací, které mohou být přetaveny ve vaši významnou konkurenční výhodu. My v BDO pomáháme našim klientům vytěžit z vedeného účetnictví maximum.

Jak tedy účetnictví 21. století funguje?

Práci, kterou mohou udělat stroje, by měly dělat stroje. Žádná účetní nechce trávit čas pouhým opisováním údajů, které předtím vytvořila jiná účetní v jiné firmě. Nechce vytvářet hory šanonů s účetními doklady, které pak složitě skladuje všude po kanceláři.

Moderní účetnictví je součástí systému elektronického oběhu dokumentů ve firmě. Kromě své primární funkce evidence účetních dokladů také poskytuje data pro controlling a reporting, tj. pro manažerské řízení a rozhodování.

Jak tedy vypadá moderní účetnictví pro 21. století? Pojďme si to názorně ukázat na nejběžnějším typu účetního dokladu – přijaté faktuře:

 

 

1. Elektronický doklad

Faktura přijde do vaší společnosti v papírové nebo elektronické podobě. Prvním krokem musí být sjednocení fakturových vstupů do jednotné elektronické podoby. Toto naštěstí můžete elegantně vyřešit pomocí prakticky jakéhokoliv cenově dostupného skeneru. Jakmile jsou všechny vstupy v elektronické podobě, předají se na zabezpečené úložiště - na BDO Portál.

BDO Portál

BDO Portál je speciálně zřízené a zabezpečené úložiště dokumentů, které se sdílí mezi Vámi a BDO. Takové sdílení pochopitelně splňuje požadavky GDPR a je výrazně bezpečnější než e-mailová komunikace. Zároveň díky BDO Portálu máte na jedno kliknutí k dispozici všechny aktuální informace, žádná podstatná legislativní změna Vám tedy již neuteče. BDO Portál může vzájemně sloužit také k nastavení termínovaných úkolů nebo ke sledování plnění strukturovaných požadavků.

Samotné sdílení dokumentů je velmi jednoduché, vybrané dokumenty stačí jen myší „přetáhnout“ a tím se do BDO Portálu uloží.

 

 

2. Vytěžování

Všechny faktury nahrané do BDO Portálu mohou být automaticky zpracovávány umělou inteligencí, která dokáže s velkou úspěšností rozpoznat klíčové prvky faktury a ty přeměnit na digitální data (data tzv. „vytěží“). Umělá inteligence je schopna rozpoznat například dodavatele, jeho DIČ, bankovní účet, DUZP, datum vystavení faktury, částky na faktuře, členění DPH atd.

Umělá inteligence zároveň zohledňuje velmi důležité psychologické hledisko získání důvěry v tento nástroj – nejen, že získá data, ale přímo na faktuře pro uživatele přehledně zvýrazní pole, odkud tato data čerpá (viz následující obrázek). Každý uživatel systému si tak jednoduše může ověřit, jestli umělá inteligence pracuje správně. Případnou chybu z vytěžení lze jednoduše opravit. Umělá inteligence je schopna se ze svých chyb učit a postupně tak své výstupy dále vylepšuje.

Alternativou k vytěžování dat pomocí umělé inteligence je využití dat zaslaných přímo od dodavatele. Tomuto principu odpovídá například využití ISDOC standardu. Tento standard zajišťuje shodnost formátování dat, aby jejich využití mohlo být automatizováno. Bohužel tento standard nemusí být vždy plně podporován účetním softwarem a využívání automatického zpracování je podmíněno individuálním nastavením struktury vyměňovaných dat.

Systém vytěžování tak souhrnně znamená konec nesmyslného přepisování údajů z dokladů účetními. Účetní má účtovat a ne přepisovat data.

 

Zdroj: web Rossum 

 

3. Schvalování

Výše uvedené postupy se spojí v rámci schvalovacího systému, který dokáže zajistit, aby obíhaly doklady, ne lidé. Už žádné štosy převážených dokladů, žádná razítka, čekání na podpis až bude odpovědná osoba v kanceláři. Schválit doklad je možné kdykoli, kdekoli a přitom se danému schvalovateli zobrazí jen ty údaje, které pro schvalování potřebuje.

Zajímá vás pro schválení faktury jen dodavatel, částka a vzhled samotné faktury? Není problém to nastavit. Všechna ostatní v této fázi nepotřebná data Vám zůstanou skryta, byť v systému pochopitelně zůstávají. Schválení, neschválení, okomentování faktury nikdy nebylo přístupnější a ani razítko k tomu není třeba.

Každý schvalovatel během schvalování může doplnit svůj komentář nebo rozdělit fakturu na střediska. Uložením předává doklad na dalšího schvalovatele. Každá změna stavu dokladu může být navíc oznamována e-mailem.

4. Zaúčtování

Schvalovací systém provází účetní procesem účtování doklad po dokladu. Fáze zaúčtování dokladu se pro účetní mění především použitím podkladů pouze v digitální podobě. Tisky dokladů v papírové podobě tak již nejsou potřeba a stačí pouze monitor. V moderním účetnictví se tak mění role účetní z „přepisovatele a tiskaře“ v „koordinátora a poradce“. Účetní má uvolněné ruce pro přemýšlení nad dopady jednotlivých nákladů a investic do firemních financí.

Účetní ve schvalovacím systému kontroluje formální náležitosti dokladu a v této fázi nekompletní doklady může vracet zpět do předchozích úrovní schvalovacího procesu společně se svým komentářem. Pracuje se stejnými údaji na dokladu, ale snadněji. Ovládání systému je intuitivní, uživatelsky snadné, v systému jsou automaticky vyplněny vytěžené údaje. Z psychologického hlediska je pro účetní velmi pozitivní, že má možnost kontroly všech fází zpracování dokladu, vč. správnosti vytěžených dat.

Hlavním úkolem účetní je doplnit chybějící údaje nebo upravit údaje navržené systémem (např. předkontace). K tomu může, jako dosud, využít funkci kopírování dokladů, která funguje ještě lépe než v jakémkoli běžném účetním softwaru. Stávající účetní software tak účetní pro běžné účtování již vůbec nepoužívá. Zároveň má uvolněné ruce pro přemýšlení nad dopady jednotlivých nákladů a investic do firemních financí jako celku a do daní.

Stávající účetní systém

Do účetního systému se data ze schvalovacího systému natahují automaticky. Stávající účetní systém je i nadále používán pro přípravu výstupů finančního účetnictví dle nároků daných legislativou, např. formuláře daňových přiznání a účetních výkazů.

5. Reporting

Na proces práce účetní navazuje práce s daty ze strany managementu společnosti, který využívá on-line data z účetního systému pro řízení společnosti. Tady vidíme další velký přínos moderního účetnictví - efektivního řízení dosáhneme prostřednictvím reportingového systému, který je dostatečně jednoduchý na používání, ale přitom nabízí sofistikované výstupy dle konkrétních potřeb, nároků různých úrovní řízení. Reportingový systém obsahuje sadu nástrojů, která umožňuje uživatelům samostatně analyzovat a vizualizovat data, a tím si vytvořit individualizované reporty.

 

Zdroj: web Microsoft 

 

Shrnutí

Komplexní systém zpracování dokladů od BDO portálu přes schvalování až po on-line reporting naplňuje vizi jednoduchosti, bezpečnosti dat, efektivnosti a přístupnosti systému odkudkoli.

Pojďte s námi otevřít bránu účetnictví 21. století.

 

Jitka Radová, Lukáš Toman, Ivan Kovář

[email protected], [email protected], [email protected]