Durchführung von körperlichen Bestandsaufnahmen in der Corona-Zeit

Die aktuelle Lage betreffend die SARS COVID-19-Pandemie beschränkt uns nicht nur im Privatleben, sondern kann auch Schwierigkeiten bei der Ausübung von Arbeitsaufgaben bereiten.

Das Jahresende ist bei den meisten Unternehmen mit der Durchführung der körperlichen Bestandsaufnahme des Anlage- und Vorratsvermögens verbunden.  Derzeit kommt es leider ziemlich oft vor, dass der geplante Termin für die Durchführung der Bestandsaufnahme nicht eingehalten werden kann. Der häufigste Grund ist eine plötzliche Mitarbeiterquarantäne den ganzen Arbeitsplatz betreffend oder einzelner Mitarbeiter, die an der Inventarisierung teilnehmen sollen.

In diesem Artikel möchte ich Sie auf einige Möglichkeiten hinweisen, was zu tun ist.

Am Anfang ist hervorzuheben, dass das Buchhaltungsgesetz Nr. 563/1991 GBl., das im Paragraph 30 den ganzen Prozess der Inventarisierungsdurchführung beschreibt, im Zusammenhang mit der Pandemie nicht novelliert wurde und Buchungseinheiten daher weiterhin verpflichtet sind körperliche Bestandsaufnahmen bei Vermögensgegenständen, bei denen deren Bestehen visuell festgestellt werden kann, durchzuführen. 

Da die Zahlen der Infizierten langsam zurückgehen, können wir hoffen, dass sich die Lage beruhigt und die Beschränkungen der Bewegungsfreiheit abnehmen werden. Daher könnte es für manche Unternehmen interessant sein, mindestens für den aktuellen Buchungszeitraum die im §30 Abs. 6 Buchstabe b) Buchhaltungsgesetz enthaltene Bestimmung anzuwenden, gemäß der die Bestandsaufnahme spätestens zwei Monate nach dem Stichtag abgeschlossen werden kann. Das heißt bei den Unternehmen mit dem Stichtag zum 31. Dezember die Bestandsaufnahme bis Ende Februar des Folgejahres abzuschließen.

Genauso wie in den Fällen, in denen die Bestandsaufnahme vor dem Stichtag durchgeführt wird (kann bis zu 4 Monaten davor durchgeführt werden), ist es jedoch nötig für Zwecke der Saldoermittlung Zugänge und Abgänge zwischen dem Tag der Durchführung der Bestandsaufnahme und dem Stichtag zu erfassen und etwaige Inventurdifferenzen zu buchen. 

Auch wenn wir alle hoffen, dass die aktuelle Corona-Lage bald vorbei geht und wir wieder ein normales Leben führen können, weise ich trotzdem noch auf eine Variante hin, wie die Probleme bei der Durchführung von physischen Bestandsaufnahmen gelöst werden können. Von dieser Möglichkeit könnten diejenigen, die von ihr bisher keinen Gebrauch machen, erst im Folgezeitraum Gebrauch machen. Es handelt sich um die sog. durchlaufenden Bestandsaufnahmen. Diese Möglichkeit ist im § 29 Buchhaltungsgesetz geregelt.

Buchungseinheiten dürfen durchlaufende Bestandsaufnahmen nur bei Vorräten durchführen, bei denen nach Art, gegenwärtigen Standort oder nach den materiell verantwortlichen Personen gebucht wird. Ferner auch bei Sachanlagen, die im Hinblick auf deren Funktion, die sie in der Buchungseinheit haben, in ständiger Bewegung sind und keinen festen Platz haben, der zugeschrieben werden kann. Der Termin dieser Inventarisierung legt die Buchungseinheit selbst fest. Jede Bestandsart ist so mindestens einmal pro Buchungszeitraum zu inventarisieren.

Egal ob eine durchlaufende oder periodische Inventarisierung durchgeführt wird, ist es stets nötig Inventurverzeichnisse zu erstellen, die alle Pflichtangaben gemäß §30 Abs. 7 Buchhaltungsgesetz enthalten.

Es ist noch auf eine wichtige Pflicht im Zusammenhang mit dem Prozess der Inventurdurchführung selbst hinzuweisen. Damit die Bestandsaufnahme ihre Kontrollfunktion erfüllt, für die sie durchgeführt ist, ist es nicht möglich sie richtig und verantwortlich ohne Inventarisierungskommission durchzuführen. Es ist daher nicht möglich, dass Inventurverzeichnisse nur die Person auf Grund der durchgeführten Bestandsaufnahme erstellt, die mit dem Vermögen, das der Inventurgegenstand ist, während des gesamten Buchhaltungszeitraumes wirtschaftet und die auch materielle Verantwortung trägt. Mit der Durchführung der Bestandsaufnahme soll stets so eine Person beauftragt werden, die aus Sicht der inventarisierten Vermögensgegenstände unabhängig ist.

Eine eigenständige Frage ist dann die Anwesenheit des Wirtschaftsprüfers bei körperlichen Bestandsaufnahmen bei Mandanten. Wie die meisten von Ihnen sicherlich wissen, sind wir als Wirtschaftsprüfer verpflichtet uns mit eigenen Wirtschaftsprüfungsprozeduren davon zu überzeugen, wie die körperliche Bestandsaufnahme beim Mandanten verläuft.  

In diesem Fall ist die einfachste Möglichkeit unsere Teilnahme an den körperlichen Bestandsaufnahmen. Im Falle, wenn aus den oben genannten Quarantänegründen unsere Anwesenheit bei körperlichen Bestandsaufnahmen nicht möglich ist, bleibt noch die Möglichkeit die Salden der einzelnen Posten mittels zusätzlicher Prozeduren zu überprüfen.  

Für diese Zwecke fordern wir Inventurbelege an und führen Wirtschaftsprüfungsverfahren bei den Geschäftsvorfällen durch, die zwischen dem Datum der Inventurdurchführung und dem Zeitpunkt der Durchführung der zusätzlichen Verfahren erfolgten, sodass wir hinreichende und geeignete Beweisinformationen über das Bestehen und Stand der Vorräte erhalten.

Eine weitere Variante, wie es als Wirtschaftsprüfer möglich ist, hinreichende Beweisinformationen zu erhalten, ist die Vornahme der Videoinspektion vom Wirtschaftsprüfer. Diese Variante ist von allen drei technisch am kompliziertesten, daher erwähne ich sie an letzter Stelle, aber in bestimmten Fällen kann davon Gebrauch gemacht werden.

Sollte die Durchführung keiner der oben genannten Prozeduren bis zum Datum der Erstellung des Berichts des Wirtschaftsprüfers möglich sein, sind wir als Wirtschaftsprüfer verpflichtet den Prüfungsurteil im Bericht des Wirtschaftsprüfers im Einklang mit den einschlägigen Wirtschaftsprüfungsstandards zu modifizieren. Wir sind verpflichtet diese Tatsache vorher der Geschäftsleitung mitzuteilen.

Wie sich aus dem gesamten Artikel ergibt, ist es möglich auch in jetziger problematischer Zeit den Inventurprozess erfolgreich durchzuführen Bei Fragen zur Durchführung von Bestandsaufnahmen in Ihrer Gesellschaft steht Ihnen gerne der BDO-Manager oder der BDO-Wirtschaftsprüfer zur Verfügung, der bei Ihnen die Wirtschaftsprüfung durchführt, sodass wir gemeinsam die idealste Variante finden und die Wirtschaftsprüfung erfolgreich zum Ende bringen.  

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