Essenszuschusspauschale auf Grund des Schreibens der Generalfinanzdirektion

Seit 2021 können Arbeitgeber Gebrauch vom monetären Essenszuschuss (die sog. Essenzuschusspauschale) als einer der Alternativen der steuerlich begünstigten freiwilligen Zusatzleistung des Arbeitgebers machen. Die Generalfinanzdirektion erließ nun ein Schreiben, das einige der Bestimmungen der neuen gesetzlichen Regelung erläutert, die nach unseren Erfahrungen in der Praxis Unsicherheiten verursachte und somit die Einführung der Essenszuschusspauschale von Arbeitgebern komplizierte.

Gemäß dem Arbeitsgesetzbuch ist der Arbeitgeber verpflichtet seinen Arbeitnehmern Verpflegung zu ermöglichen. Arbeitgeber können beschließen, dass sie ihren Arbeitnehmern freiwillige Zusatzleistung in Form eines Essenszuschusses gewähren werden. Genauso wie bei anderen freiwilligen Zusatzleistungen des Arbeitgebers bemühen sich die Arbeitgeber auch in diesem Fall möglichst großen Gebrauch von steuerlich begünstigten Zuschussformen zu machen. Zu den bisher steuerlich begünstigten Varianten eines nicht monetären Zuschusses (typisch Essensmarken) oder ermäßigten Gerichten in der Betriebskantine kam seit 2021 auch der monetäre Zuschuss hinzu.

In der nachstehenden Tabelle werden die Bedingungen der Essensmarken und Essenszuschusspauschale verglichen.

	Essensmarken	Essenszuschusspauschale
Beim Arbeitnehmer vom Einkommen befreit	Ohne Beschränkung der Höhe der Essensmarke	Laut Arbeitsgesetzbuch bis 75,60 CZK (2021) pro Schicht; bei der Nichteinhaltung der Bedingungen oder Überschreitung von 75,60 CZK ist der Zuschuss steuerpflichtig und unterliegt den Pflichtversicherungsbeiträgen
Beim Arbeitgeber steuerlich absetzbare Kosten	max. 55 % des Wertes der Essensmarke oder 75,60 CZK (2021), ferner ist laut Arbeitsgesetzbuch Präsenz am Arbeitsplatz während der Schicht von mindesten 3 Stunden nötig	Ohne Einschränkung der Höhe, wenn die Präsenz am Arbeitsplatz während der Schicht laut Arbeitsgesetzbuch mindestens 3 Stunden ist

Da sich der Wortlaut des Gesetzes, das die steuerliche Begünstigung der Essenzuschusspauschale regelt, in vielen Punkten als unklar erwies, erließ die Generalfinanzdirektion ein Schreiben, in dem sie den Sinn und Zweck einiger umstrittenen Bestimmungen erläutert. Diese fasse ich nachstehend zusammen und füge zugleich zu den Punkten unsere etwaigen Empfehlungen hinzu.

Bei einer Schicht von mehr als 11 Stunden kann der monetäre Zuschuss im Unterschied von der Essensmarke befreit nur einmal gewährt werden, und zwar bis zu 75,60 CZK pro Schicht;
Dauert die Schicht z.B. 12 Stunden und der Arbeitgeber war es gewohnt dem jeweiligen Arbeitnehmer zwei steuerfreie Essensmarken zu gewähren, wird nun der monetäre Zuschuss nur bis zur Höhe von 75,60 CTK steuerfrei. Der restliche Teil des Zuschusses unterliegt der Einkommenssteuer und den Pflichtversicherungsbeiträgen. Im Unterschied zur Essensmarke wird der monetäre Zuschuss jedoch in voller Höhe steuerlich absetzbar.
Auch bei der Präsenz am Arbeitsplatz nur für einen Teil der Schicht ist der Zuschuss steuerfrei.
Beträgt die Schicht des Arbeitnehmers z.B. 8 Stunden, er aber davon nur 5 Stunden infolge eines Ärztetermins arbeitet, ist der monetäre Zuschuss unter den gleichen Bedingungen befreit, als ob der Arbeitnehmer die ganze Schicht gearbeitet hätte.
Die Befreiung des monetären Zuschusses bei Arbeitnehmern, die ihre Arbeitstätigkeit außerhalb des Arbeitsverhältnisses ausüben, ist möglich, falls über den Rahmen der Pflichtbestimmungen Schicht festgelegt ist, und zwar idealerweise direkt in den Vereinbarungen über die Durchführung der Arbeitstätigkeit. Nachfolgend ist die jeweilige Zeit im Rahmen der Schicht und in der Kommen- und Gehen Erfassung einzutragen. Dies ist wichtig, auch um die Erfüllung der Bedingung der Präsenz am Arbeitsplatz von 3 Stunden im Rahmen der Schicht nachzuweisen, damit die Kosten beim Arbeitgeber steuerlich absetzbar sind. Im Falle der Arbeit außerhalb des Arbeitsverhältnisses ist es unserer Meinung nach abzuwägen, ob für Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Flexibilität der Vereinbarungen in dem Sinne wichtig ist, dass die Schichten kraft Gesetzes nicht festgelegt sein müssen, oder dass sie die Schichten lieber festlegen, um steuerliche Begünstigungen in Anspruch nehmen zu können.
der Gesellschaften mit beschränkter Haftung gelten aus der Sicht der Einkommensteuer als Arbeitnehmer. Aus diesem Grund können Geschäftsführer auch Gebrauch von den steuerlich begünstigten freiwilligen Zusatzleistungen des Arbeitgebers machen.
Soll davon Gebrauch gemacht werden und sollen die Kosten für die Gesellschaft steuerlich absetzbar sein, ist es nötig, dass im Geschäftsführervertrag neben dem Anspruch auf die freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers auch ein Teil der Arbeitszeit als Schicht geregelt ist. Zugleich ist es nötig eine Erfassung zu führen, die nachweist, dass der Geschäftsführer im Rahmen der jeweiligen Schicht deren entsprechenden Teil auch arbeitete. Die Formulierung im Vertrag soll dann auch im geeigneten Maße aus Sicht des Gesellschaftsrechts erfolgen.
Bei Home-Office kann der steuerlich begünstigte Essenszuschuss unter der Voraussetzung gewährt werden, wenn der Wohnort vertraglich als Arbeitsplatz vereinbart ist und die vorgegebenen Schichtzeitendurchgeführt werden.
Zugleich empfehlen wir, dass in der zusammenhängenden Arbeitsrechtsdokumentation vereinbart wird, dass auch bei Home-Office der Arbeitgeber die Aufteilung der Schichten festlegt.
Die Kombination mehrerer Essenzuschussformen, die von einem Arbeitgeber gewährt werden, ist laut der Generalfinanzdirektion grundsätzlich möglich. Jeder Arbeitnehmer kann jedoch nur von einer Form der steuerlichen Begünstigung Gebrauch machen.
Will der Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern verschiedene Verpflegungsformen anbieten, empfehlen wir, dass er jeden Arbeitnehmer wählen lässt, um etwaige Beschwerden über ungleiche Behandlung zu vermeiden.

Unserer Meinung nach kann der Gebrauch der Essenszuschusspauschale für manche Arbeitgeber eine willkommene Änderung sein und die Klärung der steuerlichen Bedingungen seitens der Generalfinanzdirektion kann da sicherlich behilflich sein. Die Möglichkeit einer größeren verwaltungstechnischen Ersparnis seitens des Arbeitgebers sehen wir insbesondere da, wenn der Arbeitgeber den Zuschuss bis zu der Freigrenze gewähren wird. Auf jeden Fall empfehlen wir den etwaigen Übergang auf den monetären Zuschuss ordnungsgemäß rechtlich und steuerlich zu regeln, da etwaige Nachbemessungen infolge der unrichtig eingestellten Essenszuschusspauschale erheblich höher sind als bei der Gewährung von Essensmarken.