HOMEOFFICE: praktische Empfehlungen für Arbeitgeber

Die vergangenen zwei Jahre zeigten uns, dass eine ziemlich große Anzahl von Arbeitnehmertätigkeiten auch aus der Ferne ausgeübt werden kann. Einige Arbeitgeber und Arbeitnehmer begrüßten die Möglichkeit in die Büros zurückzukehren, andere beurteilten die Arbeit von zu Hause als eine geschätzte Praxis. Die tschechischen Arbeitsrechts- und Steuerrechtsvorschriften reichen leider bei weitem für eine einfache und klare Regelung der Arbeit von zu Hause nicht aus. Die Arbeitgeber setzen sich so häufig den Risiken von Sanktionen seitens der Arbeitsaufsichtsbehörde oder der Steuerverwaltung aus, deren potentielle Höhe mit der Häufigkeit der Arbeitsausübung von zu Hause steigt. Es ist in Hinblick auf die aktuelle Entwicklung der Epidemie eine steigende Tendenz von Homeoffice zu erwarten, daher bringen wir Ihnen nachstehend eine Übersicht von praktischen Grundtipps und -regeln.

Homeoffice kann nicht angeordnet werden

Arbeitgeber sind verpflichtet ihren Arbeitnehmern für die Ausübung der Arbeitstätigkeit Räume – einen Arbeitsplatz - zu gewähren oder mit ihnen einen anderen Platz zu vereinbaren, wo die Arbeitstätigkeit auszuüben ist. Auf Grund dieser gesetzlichen Regelung ist es nicht möglich Homeoffice einseitig anzuordnen, und zwar auch dann nicht, wenn in einigen Fällen als Reaktion auf die Pandemie zwangsweise oder auf Grund einer Regierungsentscheidung aktuelle Arbeitsräume geschlossen wurden. Homeoffice kann also nur auf Grund einer Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer eingeführt werden, die – wie es im Arbeitsrecht üblich und für die Nachweisbarkeit der abgeschlossenen Vereinbarung auch erwünscht ist - der Schriftform bedarf.

Wird zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer keine Vereinbarung abgeschlossen, bleibt beim Schließen des Arbeitsplatzes keine andere Lösung übrig, als Gebrauch von einem der Arbeitshindernisse zu machen.

Notwendigkeit der Änderung des Arbeitsortes

Wollen der Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine Vereinbarung über Homeoffice abschließen, ist der im Arbeitsvertrag vereinbarte Arbeitsort zu prüfen. Sollte der Wohnort des Arbeitnehmers von dem vereinbarten Arbeitsort abweichend sein, ist der Arbeitsort zu ändern, die Änderung bedarf der Schriftform. Es ist empfehlenswert der Formulierung des Arbeitsortes eine ordnungsgemäße Aufmerksamkeit zu schenken, da er Auswirkungen auf andere Bereiche wie Arbeitsschutz, Ersatz von Ausgaben u. ä. hat.

Arbeitgeber können den Arbeitnehmern sogar die Arbeitsausübung von zu Hause im Ausland ermöglichen. Da weisen wir jedoch auf mögliche komplizierte Auswirkungen im Ausland hin, die sich sogar auch innerhalb der EU-Länder sehr unterscheiden und zu ausländischen Pflichten des Arbeitgebers führen können, wie z. B. zur Führung des ausländischen Gehalts mit der Abführung dortiger Steuer und Versicherungsbeiträge, Notwendigkeit der Einhaltung dortiger Arbeitsbedingungen, Immigrationspflicht oder zur Pflicht einen Teil des Gewinns des Arbeitgebers im Ausland zu besteuern.

Ersatz von Ausgaben und deren Steuerauswirkungen

Die nichtselbständige Arbeit wird auf Kosten des Arbeitgebers ausgeübt. Entstehen dem Arbeitnehmer zusätzliche Ausgaben aus dem Grund der Arbeitsausübung von zu Hause wie erhöhter Energieverbrauch, Abnutzung der eigenen Einrichtung (Stühle, Tisch, PC), sollte er diese dem Arbeitgeber in Rechnung stellen und der Arbeitgeber diese ersetzen. Solche Ansprüche erfreuen sich gemäß dem Arbeitsgesetzbuch einer günstigen Steuerbehandlung (beim Arbeitgeber handelt es sich um steuerlich absetzbare Kosten und beim Arbeitnehmer sind sie steuerfrei). Diese Ansprüche sind jedoch ordnungsgemäß nachzuweisen. Es muss sich in den meisten Fällen um tatsächliche Ausgaben der einzelnen Arbeitnehmer handeln.

Aus dem oben Genannten ergibt sich quasi eine Nichtanwendbarkeit der günstigen Steuerbehandlung. Aus unseren Erfahrungen ist das Nachweisen der tatsächlichen Ausgaben bei jedem Arbeitnehmer verwaltungstechnisch untragbar und steht nicht im Verhältnis zur etwaigen Steuerbegünstigung. Eine andere Alternative, die die günstige Steuerbehandlung ermöglichen würde, lassen jetzige Steuervorschriften und deren Auslegung leider nicht zu.

Die Arbeitgeber verfahren in der Praxis oft so, dass sie einen fixen Betrag als Zuschuss für die Deckung etwaiger zusätzlichen Ausgaben in Verbindung mit Homeoffice festlegen, z. B. pro Tag der Arbeitsausübung von zu Hause, der in der Arbeitsrechtsdokumentation eindeutig erklärt wird. Dieser Zuschuss unterliegt jedoch der Besteuerung und den zusammenhängenden Versicherungsbeiträgen. Unserer Meinung nach kann so ein Zuschuss unter bestimmten Umständen als steuerlich absetzbare Kosten des Arbeitgebers gelten.

Wir empfehlen der Besprechung des Zuschusses mit den Arbeitnehmern eine Aufmerksamkeit zu schenken – die sind nämlich immer berechtigt ihre tatsächlichen Ausgaben in Rechnung zu stellen und der Arbeitgeber ist verpflichtet ihnen diese zu ersetzen.  

Arbeitszeit, Zuschuss fürs Essen

Aus praktischer Sicht empfehlen wir die Arbeitszeit der Arbeitnehmer im Homeoffice ausdrücklich festzulegen, damit der Arbeitnehmer deren Bereitstellung in einem bestimmten Zeitfenster sicherstellt (die sog. Kernarbeitszeit).

Dies ist unserer Meinung nach auch notwendig, falls der Arbeitgeber vorhat, den Arbeitnehmern einen steuerlich begünstigten Essenszuschuss zu gewähren – die Bedingung für die Steuerbegünstigung ist eine gewisse nachweisliche Arbeitsstundenanzahl.

FAZIT: Empfohlenes Verfahren in der Praxis

Auf Grund des oben Gesagten empfehlen wir, dass Arbeitgeber die Arbeitsausübung von zu Hause mittels einer Kombination der folgenden Dokumente regeln, deren Formulierung im Falle etwaiger Prüfungen seitens der Behörden ganz grundlegend sein wird. Dies gilt dann sowohl für Homeoffice im Sinne einer freiwilligen Zusatzleistung des Arbeitgebers als auch für Homeoffice im Sinne der einzigen Möglichkeit der Ausübung der Arbeitstätigkeit z. B. beim Schließen des Arbeitsplatzes.

1. Abschluss einer schriftlichen Vereinbarung über die Ausübung der Arbeitstätigkeit von zu Hause oder eines Arbeitsvertragsnachtrags. Diese ist mit jedem Arbeitnehmer abzuschließen.
Es ist vor allem empfehlenswert die Zustimmung zum Homeoffice und zugleich die Berechtigung des Arbeitgebers die Rückkehr auf den Arbeitsplatz zu fordern, den Arbeitsort und die Arbeitszeit zu regeln.

2. Einführung der internen Vorschrift, in der der Arbeitgeber die allgemeinen Bedingungen für Homeoffice regelt. Durch diese einseitige Maßnahme darf der Arbeitgeber keinerlei Rechte der Arbeitnehmer beeinträchtigen. Wir empfehlen die allgemeinen Bedingungen, unter denen Homeoffice möglich ist, die Höhe des Ersatzes für erhöhte Kosten der Arbeitnehmer, Arbeitsschutzgrundsätze u. ä. festzulegen.