Was half den Unternehmen erfolgreich die COVID-19-Pandemie zu überstehen und warum spielte der Hinweisgeberschutz dabei eine wichtige Rolle

BDO bearbeitet jedes Jahr eine internationale Untersuchung betreffend globale Risiken. Über diese Risiken denken die Topfirmenvertreter aus der ganzen Welt nach. Global Risk Landscape in diesem Jahr war durch die COVID-19-Krisenbewältigung geprägt.

Die Hauptbotschaft der diesjährigen Untersuchung ist es, dass die Gesellschaften, die keine Angst hatten Risiken einzugehen, während der Pandemie viel erfolgreicher waren. Während der Pandemie riskieren? Aber das mag leicht gesagt, als getan sein. Was hatten die Firmen gemeinsam, die ein größeres Risiko eingingen und es erfolgreich schafften?

Zu den Haupterfolgsfaktoren gehörte vor allem die Fähigkeit Sachen aus einem anderen Blickwinkel zu sehen, offene Kommunikation, Flexibilität in Prozessen und auch Menschenbetreuung – Mitarbeiter-, Partner- und auch breitere Öffentlichkeitsbetreuung. Die gewonnene Loyalität hilft nämlich verschiedenste Krisen zu überstehen.  

Zu wichtigen Mechanismen einer verantwortungsvollen Unternehmung gehört auch der Hinweisgeberschutz. Er bietet den Stakeholdern die Möglichkeit an sicher und einfach zu kommunizieren, was sie besorgt. Er hilft somit Vertrauen in gegenseitige Beziehungen zu schaffen, wodurch die langfristige Zusammenarbeit gestärkt wird.  

 

Hinweisgeberschutz

Wie wir bereits früher informierten, ab nächsten Jahr werden auch tschechische Unternehmen und Organisationen verpflichtet sein Verfahren und Kanäle für den Empfang der Hinweise von Hinweisgebern einzurichten. Unternehmen stellen Bedenken, was die neue Verpflichtung mit sich bringt. BDO Risk Landscape in diesem Jahr bestätigt, dass derjenige, der sich um seine Mitarbeiter und Umgebung kümmert, Krisen besser bewältigen kann. Ich bin davon überzeugt, dass für viele Firmen und Inhaber dies positiv ist, obwohl sie sonst den EU-Jargon nicht besonders sympathisch finden.

Mein Ziel ist es unsere Mandanten zu unterstützen, damit sie Gebrauch von Gelegenheiten machen und die Risiken im Zusammenhang mit der neuen Regelung bewältigen. Es gibt ziemlich viele neue Pflichten.  Ich habe für Sie daher die Übersicht der wichtigsten vorbereitet.

 

Wen betreffen die neuen Pflichten?

Die neuen Pflichten betreffen nicht nur Staatsorganisationen oder große multinationale Konzerne. Das interne Meldesystem werden alle Unternehmen und Organisationen mit mehr als 25 Mitarbeitern einführen müssen. Ferner auch öffentliche Auftraggeber, mit Ausnahme von Gemeinden unter 5.000 Einwohnern. Die neue Pflicht betrifft somit die meisten Unternehmen und Organisationen.

 

Was ist das interne Meldesystem und die Ethik-Hotline?

Auf die Unternehmen und andere Subjekte kommt die neue Pflicht zu, nämlich das sog. interne Meldesystem, bzw. die Ethik-Hotline einzurichten. Der Sinn der Ethik-Hotline liegt darin, es den Hinweisgebern zu ermöglichen, Gebrauch vom internen Meldekanal zu machen, anstatt die Information an zuständige externe Behörden weiterzugeben. Das Unternehmen kann so rechtzeitig Kenntnis über Verstöße erlangen und weitere Schäden verhindern, einschließlich der Beeinträchtigung des guten Rufs oder der Sanktionsauferlegung. Auf Grund der erhaltenen Informationen sollen Unternehmen Abhilfe leisten, die ähnliche Missstände in Zukunft verhindern. Das System muss die Identität der Hinweisgeber anonym halten und sie vor Repressalien schützen.  

 

Wer kann Hinweise geben?

Der Kreis der Hinweisgeber – d.h. der durch das Gesetz geschützten Personen - ist sehr breit. Neben den Mitarbeitern können es auch Stellenbewerber, Praktikanten, Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder sein. Hinweise können aber auch Lieferanten oder Auftragsinteressenten geben. Es ist daher wichtig, dass die Möglichkeit Hinweise zu geben einfach für alle o.a. Subjekte zugänglich ist. Eine effektive Lösung ist z. B. das gesicherte Webformular auf den Firmenseiten.

 

Wie können Hinweise gemeldet werden und bis wann sind sie zu erledigen?

Es muss möglich sein, Hinweise schriftlich, telefonisch und auch persönlich zu melden. Hinweisgeber sind berechtigt Ergebnisse der Überprüfung binnen dreißig Tagen nach der Meldung zur Kenntnis zu bekommen. In begründeten Fällen kann die Frist verlängert werden.

Das Fungieren des internen Meldesystems können auch Internetanwendungen erleichtern. Die Technologien von heute ermöglichen eine schnelle und einfache Einrichtung der sog. Ethik-Hotline, die für die Meldung der Hinweise dient und zugleich die Funktion des Helpdesk oder der Kommunikationsplattform übernimmt. Die Anwendungen helfen auch die Fristen einzuhalten, egal ob Hinweise durch eine App oder z.B. telefonisch gemeldet und nachfolgend vom Administrator in die Anwendung erfasst wurden. Diese gewisse Zentralisierung trägt auch zum Schutz der personenbezogenen Daten der Hinweisgeber bei. Diese werden wiederum durch das Instrument auf Probleme und Risiken im Unternehmen durch das gesicherte Webformular hingewiesen. Es profitieren so sowohl Hinweisgeber als auch Unternehmen selbst, indem sie ihre Risiken mehr unter Kontrolle haben.  

 

Welche Risiken sind mit dem Hinweisgeberschutz verbunden?

Für die Nichteinhaltung der Pflichten aus dem Hinweisgeberschutzgesetz sollen hohe Sanktionen drohen – bis zu einer Million Kronen oder 5 % vom Nettoumsatz gemäß dem letzten Jahresabschluss. Hinweisgeber können sich auch direkt an das Justizministerium wenden. Auch aus diesem Grund liegt es im Interesse der Unternehmen, dass ihr internes Meldesystem vertrauensvoll und einfach ist.

Das Ziel von BDO ist es pragmatische und preisgünstige Lösungen anzubieten. Gerne sichere ich für Sie die Einstellung und Verwaltung des Hinweisgeberschutzes.