Neuheiten im Personal- und Lohnwesen ab dem 1. 1. 2026 – Übersicht der wichtigsten Änderungen
Neuheiten im Personal- und Lohnwesen ab dem 1. 1. 2026 – Übersicht der wichtigsten Änderungen
Das Jahr 2026 bringt für Unternehmen eine Reihe von Gesetzesänderungen mit sich, die sich grundlegend auf die Arbeit der Lohnbuchhalter, der Personalabteilung und die internen Prozesse im Zusammenhang mit der Einstellung und Betreuung von Mitarbeitern auswirken werden. Die Berichterstattung gegenüber dem Staat wird vereinheitlicht, die Anforderungen an die Erhebung von Mitarbeiterdaten werden erweitert, die Regeln für die Gewährung von Sozialleistungen werden verschärft und es wird eine Verpflichtung zur elektronischen Meldung von Arbeitsunfällen eingeführt. Eine gute Vorbereitung im Voraus hilft Arbeitgebern, Fehler, Sanktionen und einen plötzlichen Verwaltungsaufwand zu vermeiden. Wir bieten Ihnen eine verständliche Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, mit denen Sie sich bereits heute befassen sollten.
1) Einheitliche monatliche Meldung des Arbeitgebers (JMHZ) – die größte Änderung in der Kommunikation mit den Behörden in den letzten Jahren
Ab 2026 wird ein neues System der monatlichen Meldungen der Arbeitgeber in Kraft treten. Sein Ziel ist es, die Kommunikation mit dem Staat zu vereinfachen, verschiedene Meldungen zu einer einzigen zu vereinheitlichen und die Digitalisierung zu stärken. Teil der Änderung ist jedoch auch eine erhebliche Erweiterung des Umfangs der Daten, die Sie über Ihre Mitarbeiter erfassen und regelmäßig übermitteln müssen – darunter Ausbildung, Berufscode oder Arbeitsort. Diese Verpflichtung gilt nicht nur für neue Mitarbeiter, sondern auch für bestehende Mitarbeiter, was bedeutet, dass die vorhandenen Daten überprüft und die Personaldatenbank ergänzt werden müssen. Darüber hinaus wird das System in vollem Umfang auch für Aushilfskräfte gelten, die auf Basis von Vereinbarungen arbeiten und für die in vielen Fällen bisher keine Meldung erforderlich war.
Obwohl das neue JMHZ-System erst am 1.4.2026 in Kraft tritt, werden auch die Daten für Januar bis März 2026 rückwirkend gemeldet. Es ist daher ratsam, so früh wie möglich mit den Vorbereitungen für das neue System und der Ergänzung der Daten für bestehende Mitarbeiter zu beginnen.
Wir empfehlen:
- die persönlichen Fragebögen und den Prozess der Einstellung von Mitarbeitern anzupassen
- die Daten der bestehenden Mitarbeiter zu überprüfen und zu ergänzen
- die Erfassung neuer Daten systematisch vorzubereiten
2) Obligatorischer Beitrag zur Altersvorsorge für Mitarbeiter in Risikokategorien
Unternehmen, die Mitarbeiter in der sogenannten dritten Risikokategorie für ausgewählte Faktoren (Exposition gegenüber Vibrationen, Kälte, Hitze oder Arbeit mit hoher körperlicher Belastung) beschäftigen, müssen künftig einen Beitrag von 4 % zu den Altersvorsorgeprodukten dieser Mitarbeiter leisten. Der Anspruch des Arbeitnehmers entsteht, wenn er mindestens drei Schichten risikoreicher Arbeit pro Monat leistet. Dies stellt nicht nur Anforderungen an die korrekte Einstufung von Arbeitsplätzen unter dem Gesichtspunkt der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes, sondern auch an die detaillierte Zeiterfassung. Die Erfüllung der Verpflichtungen wird von der ČSSZ kontrolliert, und die Strafen können sehr hoch sein.
Wir empfehlen:
- die Kategorisierung der Arbeiten zu überprüfen (wir empfehlen eine Rücksprache mit dem KHS)
- die Erfassung von Risikostunden und -faktoren einzurichten
- die internen Vorschriften und Arbeitsschutzprozesse anzupassen
3) Arbeitnehmerleistungen – neue Grenzwerte, mehr Administration und Meldepflicht
Ab 2026 ändern sich die Regeln für die Besteuerung von Arbeitnehmerleistungen. Damit eine Leistung auch im Jahr 2026 steuerfrei bleibt, muss sie in nicht monetärer Form und über das Gehalt hinaus gewährt werden. Gleichzeitig werden die jährlichen Obergrenzen angepasst (48.967 CZK für Gesundheitsleistungen und 24.483,50 CZK für Freizeitleistungen). Arbeitgeber müssen nun detaillierte Aufzeichnungen über alle Leistungen direkt auf der Gehaltsabrechnung führen, was eine Anpassung der internen Regeln und HR-Prozesse erforderlich macht.
Wir empfehlen:
- Überprüfung des Cafeteria-Systems und der Gestaltung der Leistungen
- Aktualisierung von Richtlinien, Tarifverträgen und Arbeitsverträgen
4) Änderungen in der Krankenversicherung für pflegende Angehörige
Neu ist, dass es nicht mehr möglich sein wird, aufgrund der Betreuung von zwei Kindern unter 15 Jahren staatlich versichert zu sein. Der Anspruch bleibt nur für Personen bestehen, die ein Kind unter 7 Jahren betreuen. Die Arbeitnehmer müssen dies aktiv ihrer Krankenkasse melden, da sie sonst ihren Status verlieren und Nachzahlungen leisten müssen.
Wir empfehlen:
- die Mitarbeiter über die neue Meldepflicht zu informieren
- die korrekte Einstellung der Krankenversicherung bei Eintritt und Rückkehr aus dem Elternurlaub zu überwachen
5) Elektronische Meldung von Arbeitsunfällen
Arbeitsunfälle müssen ab 2026 elektronisch über das Portal der staatlichen Arbeitsinspektion gemeldet werden. Der Arbeitgeber muss jeden Unfall online erfassen, weiterleiten und 10 Jahre archivieren. Der Vorteil liegt in der Digitalisierung und der besseren Nachvollziehbarkeit.
Wir empfehlen:
- Zugang zum SUIP-Portal und Schulung der beauftragten Personen sicherzustellen
- Einrichtung eines elektronischen Verfahrens zur Erfassung von Unfällen
Weitere Änderungen ab 2026, die Sie nicht verpassen sollten
- Erhöhung des Mindestlohns auf 22.400 CZK
- Erhöhung der Obergrenze für Versicherungsbeiträge bei DPP auf 11.999 CZK
- Abschaffung der Quellensteuer für Nichtansässige