Die Dynamik, die wir in den letzten Jahren in der Wirtschaft erleben, ist für mehrere Duzende Jahre präzedenzlos. Corona-Auswirkungen, Zerfall von Lieferketten, Rücktritt von Globalisierung und Off-Shoring, monetäre und fiskalische Ungleichheit sowie Inflationsdrücke mit Stagflationsrisiko, hohe Zinssätze, Kollaps von Energiemärten, aber auch Cyber-Angriffe werden zum Bestandteil des politischen und wirtschaftlichen Kampfs. Die Welt verändert sich, trotzdem gibt es Trends, die andauern und auch weiterhin die Tätigkeit der Unternehmen für viele Folgejahre beeinflussen werden. Dazu gehört auch der Bereich Digitalisierung, Software-Robotisierung und künstliche Intelligenz.
Bereits vor Corona wurde dies zum Thema in den meisten großen inländischen und multinationalen Gesellschaften zusammen mit einem schnellen Cloud- und SaaS-Antritt, d.h. Nutzung der Software als Dienstleistung. Die komplizierte Lage in den letzten Jahren, aber auch Mangel am Personal auf dem Arbeitsmarkt zwang die Unternehmen dazu, dass sie sich ohne Rücksicht auf ihre Größe und den Wirtschaftszweig, in dem sie tätig sind, Gedanken darüber machen, wie sie ihr Business effektiver machen können, d.h. die Geschwindigkeit und Qualität ihrer Dienstleistungen gegenüber den Kunden, Partnern und auch Lieferketten verschieben, aber wie sie auch Kosten und Arbeitskräfte sparen können.
Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) kann in dieser Aufgabe eine bedeutende Rolle spielen. Die Amortisierung der Investitionen in diese Lösungen beträgt ein paar Monate, maximal ein Jahr. Der steigende Preis der menschlichen Arbeit wird dann ein weiterer Beschleuniger für den Einsatz dieser „virtuellen Mitarbeiter“ für Tätigkeiten mit einer kleineren Wertschöpfung sein. Die Einschaltung der künstlichen Intelligenz in Digitalisierungstechnologien wird dann nicht nur eine enorme Veränderung in den Tätigkeiten von Unternehmen bringen, sondern wird auch den Arbeitsmarkt selbst erschüttern.
In RPA werden immer mehr die künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen eingeschaltet, die es ermöglichen immer kompliziertere Aufgaben zu bearbeiten.
WO WIRD RPA EINGESETZT?
Ein geeigneter Einsatzbereich für Robotisierung sind unveränderliche oder vorhersehbare Prozesse mit klar definierten Regeln. Solche Prozesse sind stabil und standardisiert. Sie wissen, wie viel Sie dafür ausgeben müssen und zugleich können Sie vorhersehen, dass Ihre Firma in Zukunft ohne diese Prozesse nicht auskommen kann. Ferner geht es um sich wiederholende Routineaufgaben, die qualifizierte Mitarbeiter unnötig belasten. Automatisierung ist eine geeignete Lösung auch in dem Fall, wenn ihre Firma mit großen Datenumfang und Operationen, die außerhalb der Arbeitszeit oder ununterbrochen laufen.
Dank Roboterautomatisierung von Prozessen kann auch eine größere Kontrolle über Einhaltung und Auditierung von internen Prozessen gewonnen werden, Informationen werden genauer und in kürzerer Zeit zugänglicher. Die Mitarbeiterproduktivität erhöht sich, da sie sich von Routinearbeit befreien und bekommen Raum ihre Kenntnisse und Kreativität bei der Lösung von komplizierteren Aufgaben einzusetzen. Dies stellt für sie zugleich Motivation dar, da sie sich von langweiliger Arbeit entledigen und sich in anderen Bereichen entwickeln können. Automatisierte Prozesse ermöglichen auch ununterbrochene Zugänglichkeit und Erweiterungsfähigkeit (ein Roboter arbeitet 24 Stunden 7 Tage lang pro Woche), es ist daher möglich jederzeit in den Prozess einzutreten und dessen Funktionen auf Grund von aktuellen Anforderungen anzupassen.
Im Falle der Implementierung des gleichen Prozesses in weitere Unternehmensteile ist dann eine höhere Einsatzgeschwindigkeit gewährleistet, da die bereits bestehenden Grundparameter des Prozesses einfach in den neuen Unternehmensteil kopiert und eingefügt sowie die Einstellung dann nach dessen Besonderheiten angepasst werden können.
AUTOMATISIERUNG IN DER PRAXIS
Jedes Unternehmen ist einzigartig und jeder Prozess ist unikal. Daher ist jeder Kunde individuell zu behandeln und ihm eine komplexe Lösung einschließlich des Entwurfs der Digitalisierungsstrategie, Vorbereitung der IT-Struktur und Mitarbeitereinweisung anzubieten. Robotisierung von Prozessen ist zugleich eine tolle Gelegenheit über das Wesen der Prozesse selbst, deren Re-Engineering vor der eigenen Automatisierung nachzudenken. Robotisierungsprozesse werden meistens von Business-Abteilungen der Unternehmen veranlasst, es handelt sich nicht primär um lange und komplizierte IT-Implementierungs- und Integrationsprozesse. Robotisierung von Prozessen hat zudem eine gewöhnliche Amortisierung von 4 bis 10 Monaten und hat daher eine schnelle und direkte Auswirkung auf die Firmeneffizienz.
WELCHE TÄTIGKEITEN FÜHREN ROBOTE HEUTZUTAGE DURCH?
In Rechnungslegung kann ein virtueller Mitarbeiter beispielsweise Rechnungen ausstellen, Eingangsrechnungen erfassen und sortieren, Zahlungsaufträge generieren und bearbeiten, Bankkontoauszüge bearbeiten oder Umsatzsteuerübersicht aufstellen und abgeben.
Im Rahmen der betrieblichen Unternehmenstätigkeiten prüft er Dokumente im Vertragsregister, prüft und erfasst Änderungen in Stammdaten, verwaltet Databoxen, bearbeitet Eingangspost oder versendet Mahnungen.
Einen breiten Einsatzbereich findet er in Marketing, Handel und HR.
TIPPS FÜR SIE: UNSERE ERFAHRUNGEN AUS DURCHGEFÜHRTEN RPA-PROJEKTEN
- Automatisieren Sie clever: Zuerst ist der Prozess richtig zu definieren und einzustellen. Erst dann ist es angebracht ihn zu automatisieren, damit er richtig funktioniert.
- Automatisieren Sie mit Überlegung: Manchmal ist es sinnvoll RPA einzusetzen, manchmal funktioniert direkte Integration eines IT-Systems besser oder eine andere IT-Lösung. Holen Sie sich einen Rat von einem Experten.
- Automatisieren Sie effektiv: Dauert die Amortisierung der RPA-Investition länger als ein Jahr, handelt es sich wahrscheinlich nicht um die richtige Lösung.
- Automatisieren Sie schnell: In der Regel lohnt es sich nicht auf eine langfristige robuste IT-Lösung zu warten. Roboter können effektiv auch als eine vorübergehende Alternative eingesetzt werden.
- Automatisieren Sie Business: Die RPA-Einführung muss im Einklang mit Geschäftszielen stehen und alle wichtigen Parameter wie Kosten, Leistungsfähigkeit, Fehlerhäufigkeit sind auszuwerten.
- Automatisieren Sie sensibel: Manche Menschen können RPA als eine Drohung wahrnehmen. Im Rahmen der Einführung so einer Lösung ist Kommunikation und Unterstützung seitens der Geschäftsleitung notwendig.
- Automatisieren Sie gezielt: RPA ist kein Selbstheil, die Digitalisierungssehnsucht muss DNA-Bestandteil der ganzen Organisation sein.