Anfang August berichteten die Medien über das Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts, das den Anspruch auf Vorsteuerabzug beim angeschafften Fahrzeug wegen einem falsch geführten Fahrtenbuch ablehnte. Seit Juli dieses Jahres sind nämlich Finanzämter berechtigt sich gerade für Steuerverwaltungszwecke bei der Polizei der Tschechischen Republik Kameraaufnahmen über die Bewegung des Fahrzeugs anzufordern. Es stellt sich die Frage: Wie steht es also mit der Pflicht einer ordnungsgemäßen Fahrtenbuchführung, damit kein Steuerrisiko entsteht?
Ich musste immer schmunzeln, wenn ich hörte, dass ein Fahrtenbuch schon überholt ist, dass dank der Anwendung der Fahrtenpauschalausgaben sogar kein Fahrtenbuch mehr zu führen ist. Die Mutigsten waren auch davon überzeugt, dass sie Fahrtenbücher eventuell irgendwie auch für einige Monate oder Jahre sogar rückwärts “nachgestalten” können. Gehen wir jetzt die Pflicht der Fahrtenbuchführung ausführlicher aus Sicht einer Steuerart nach der andern durch.
UMSATZSTEUER
Im Umsatzsteuergesetz steht tatsächlich nichts über diese Pflicht. Aber paradoxerweise ist bei der Umsatzsteuer die ordnungsgemäße Fahrtenbuchführung am wichtigsten. Der Umsatzsteuerpflichtige hat einen Anspruch auf Vorsteuerabzug lediglich aus den erhaltenen Leistungen, die er für seine Geschäftstätigkeit benutzt. Die Privatnutzung des Fahrzeugs gehört absolut nicht zu diesen Zwecken.
Im Umsatzsteuergesetz heißt es, dass im Falle der sog. Mischnutzung des Vermögensgegenstandes das Steuersubjekt den Vorsteuerabzug nur in dem Verhältnis geltend machen kann, in dem er das Fahrzeug für seine Geschäftstätigkeit nutzt. Das Gesetz schreibt zwar kein konkretes Verfahren vor, wie das Verhältnis zu ermitteln ist, aber nach der Verwaltungspraxis ist gerade das ordnungsgemäß geführte Fahrtenbuch ein anerkanntes Beweismittel.
Mit der Unterschätzung der ordnungsgemäßen Fahrtenbuchführung gerät der Umsatzsteuerpflichtige in eine nicht beneidenswerte Stellung im Falle einer Betriebsprüfung. Das Steuersubjekt hat immer noch die Möglichkeit die Geschäftsreisen auf eine andere Art und Weise nachzuweisen, aber in der Praxis ist es schwierig. Es ist da angebracht darauf hinzuweisen, dass die Steuerverwaltung bereits lange über eine Software verfügt, die feststellt, ob das vorgelegte Fahrtenbuch Hand und Fuß hat, oder ob etwas nicht stimmt. Die Möglichkeit bei der Polizei der Tschechischen Republik Kameraaufzeichnungen anzufordern ist daher nur eines der weiteren Unterstützungsmittel, von dem die Steuerverwaltung bei Zweifeln an der Glaubwürdigkeit des Fahrtenbuches Gebrauch machen kann. Außerdem kann sie auch mit dem TÜV zusammenarbeiten, wo sie den durchlaufenden Tachometerstand überprüfen kann. Selbstverständlich kann die Steuerverwaltung ganz einfach auch das Stattfinden der einzelnen Termine mit Geschäftspartnern überprüfen.
Bereits bei der Geltendmachung des Anspruchs auf Vorsteuerabzug von dem angeschafften Fahrzeug hat der Umsatzsteuerpflichtige das Verhältnis zu bestimmen oder abzuschätzen, in dem das Fahrzeug für Geschäftszwecke genutzt wird. Nach meinen praktischen Erfahrungen empfehle ich nicht die Nutzung für Geschäftszwecke auf 100% abzuschätzen, da damit das Finanzamt „provoziert“ wird. In der Regel wird eine Abschätzung der Nutzung des Fahrzeugs für Geschäftszwecke von 80-95 % verwendet. Jedoch in dem Fall, dass das Fahrzeug einen abgegangenen Wagen ersetzt, soll die Abschätzung von dem Verhältnis ausgehen, in dem der abgegangene Wagen genutzt wurde. In der letzten Besteuerungsperiode des gleichen Jahres passt der Umsatzsteuerpflichtige den geschätzten Anspruch auf den Vorsteuerabzug der Wirklichkeit an.
Das ist aber aus USt-Sicht nicht alles. Weitere 4 Jahre nach der Anschaffung des Fahrzeugs hat der Umsatzsteuerpflichtige zu überprüfen, ob sich das Verhältnis nicht veränderte und bei Senkung des Verhältnisses um mehr als 10 % muss er noch den geltend gemachten Abzug anpassen und einen Teil der Vorsteuer dem Staat zurückzuerstatten. Selbstverständlich gilt das auch umgekehrt, d.h. es kann auch ein Teil des Abzugs beansprucht werden, wenn sich das Verhältnis gegenüber dem ersten Jahr um mehr als 10 % erhöht.
Im USt-Bereich ist es unangenehm, dass der Anspruch auf Vorsteuerabzug für jede erhaltene Leistung zu beurteilen ist. In der Praxis heißt es, dass die USt aus jeder Quittung, die mit dem Betrieb des Fahrzeugs zusammenhängt, einer einfachen Überprüfung unterzogen wird, ob ein vollständiger Anspruch oder Teilanspruch auf Vorsteuerabzug geltend zu machen ist. Wenn das Fahrzeug für gemischte Zwecke genutzt wird, hat der Umsatzsteuerpflichtige nur teilweise einen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Es handelt sich beispielsweise um Kraftstoff, Autowaschen, Werkstattuntersuchung, Instandhaltung, Leasingzahlungen. Bei diesen betrieblichen Ausgaben handelt es sich um eine einmalige Kürzung, die der Umsatzsteuerpflichtige in kommenden Jahren nicht mehr berücksichtigt.
Die oben genannten Verhältnisansprüche auf Vorsteuerabzug werden in der Praxis üblicherweise nach ordnungsgemäß geführten Fahrtenbüchern festgelegt und nachgewiesen.
Bei betrieblichen Aufwendungen für Fahrzeuge ist wohl das schlimmste Szenario, dass das Finanzamt von diesen betrieblichen Aufwendungen ein paar tausende im Monat als nicht betrieblichen Kosten anerkennt. Das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug bis zu drei Jahren zurück prüfen, was heißt, dass die Endkürzung bis zum 36-Fachen des Monatsbetrags erreichen kann.
KÖRPERSCHAFTS- UND EINKOMMENSTEUER
Da stimmt es, dass wenn Sie kein Umsatzsteuerpflichtiger sind, es Fälle gibt, in denen Sie kein Fahrtenbuch führen müssen, und zwar gemäß der Bestimmung über die Fahrtenausgabenpauschale. Es handelt sich um 5.000 CZK pro Fahrzeug (bzw. um 4.000 CZK bei natürlichen Personen im Falle der Nutzung des Fahrzeugs auch für Privatzwecke).
Von der Ausgabenpauschale kann für maximal drei eigene Kraftfahrzeuge Gebrauch gemacht werden. Dieser Artikel befasst sich nicht mit den Bedingungen für den möglichen Gebrauch dieses Modus. Vor dessen Gebrauch empfehle ich aber ganz bestimmt eine Besprechung mit dem Steuerberater wegen verschiedenen Nichtstandardbedingungen. Selbstverständlich gilt es, dass bei diesen Fahrzeugen die Ausgaben für Kraftstoff und Parken als keine steuerlich absetzbaren Kosten gelten.
Beim Gebrauch von der Fahrtenausgabenpauschale muss das Steuersubjekt dem Finanzamt gegenüber tatsächlich nichts nachweisen. An dieser Stelle ist es angebracht zu erwähnen, dass wenn der Steuerpflichtige eine Rechnungseinheit ist, er gemäß dem Buchhaltungsgesetz verpflichtet ist die einzelnen Belege z. B. für Kraftstoff zu buchen. Die Fahrtenausgabenpauschale ist rein ein Institut der Körperschafts-/Einkommensteuer, nicht des Rechnungswesens.
Darf oder will ein Steuersubjekt keinen Gebrauch von der Fahrtenausgabenpauschale machen, kann es nur die tatsächlichen Ausgaben, die mit der Erzielung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen zusammenhängen, als steuerlich absetzbare Kosten geltend machen. Und dies wird üblicherweise wieder mit dem Fahrtenbuch nachgewiesen.
Als Anmerkung erwähne ich, dass wenn das Unternehmen die Nutzung des Fahrzeugs für Privatzwecke seinem Mitarbeiter als zusätzliches Einkommen versteuert, muss das Unternehmen nur den Kraftstoffverbrauch als absetzbare Kosten belegen. Sonstige betriebliche Aufwendungen gelten für Körperschafts-/Einkommensteuer als primär steuerlich absetzbare Kosten.
Die Anweisung der Generalfinanzdirektion D-22 gibt einen gewissen Anhalt, was das Fahrtenbuch beinhalten sollte:
„Für Zwecke der Geltendmachung der Kosten für Kraftstoff gemäß § 24 Abs. 2 Buchstabe k) Gesetz, es sei denn die Steuerverwaltung legt etwas Anderes fest, hat der Steuerpflichtige die Fahrten so zu erfassen, dass er die Aufwendungen nachweisen kann. In der Fahrtenerfassung sind mindestens folgende Angaben anzugeben: Datum der Fahrt, Ziel der Fahrt, Zweck der Fahrt, gefahrene Kilometer. Ferner hat der Steuerpflichtige Angaben zum Fahrzeugtyp, amtlichen Kennzeichen (Länderkennzeichen), Kilometerstand zum 1. Januar (eventuell zum Datum des Beginns der Geschäftstätigkeit oder dem Beginn der Fahrzeugnutzung) und zum 31. Dezember des Kalenderjahres (eventuell zum Datum der Beendigung der Tätigkeit oder der Beendigung der Fahrzeugnutzung) zu führen.“
Noch möchte ich ergänzen, dass wenn das Fahrtenbuch vom Finanzamt während einer Betriebsprüfung in Frage gestellt wird und wenn es nicht möglich ist die Geschäftsreisen anders nachzuweisen, kann der Steuerverwaltung der Gebrauch anderer bereits erwähnten Fahrtenausgabenpauschale vorgeschlagen werden. Selbstverständlich in dem Fall, dass Sie die Bedingungen für den Gebrauch dieser Behandlung erfüllen.
KFZ-STEUER
Auch wenn bei dieser Steuerart anzunehmen wäre, dass das Fahrtenbuch sehr wichtig ist, ist dies aber nicht der Fall. Im Zusammenhang mit Kfz-Steuer muss tatsächlich kein Fahrtenbuch geführt werden.