Der extreme Druck der jetzigen Ereignisse auf die Firmen erhöht bedeutend die Wahrscheinlichkeit, dass einige Firmen ihren Verbindlichkeiten nicht nachkommen können. Zur finanziellen Gesundheit der Firmen trägt insbesondere der enorme Rohstoffpreiseinstieg (Inflationsanstieg März 2021 - März 2022 um 12,7%), das langsamere Wachstumstempo der tschechischen Wirtschaft (Wachstumsprognose nur um 1,2 % in 2022), steigende Energie- und Kraftstoffpreise, Rekordpreisanstieg von Eingangsmaterial auf Rohstoffmärkten und deren Mangel bei, egal ob aus Gründen der wirtschaftlichen Auswirkungen der COVID-19-Pandemie, oder aus dem Grund der unvorhersagbaren Entwicklung des Militärkonflikts in der Ukraine. In diesem Kontext werden manche Unternehmen nicht im Stande sein, Kredite zurückzuzahlen, die mit den COVID-Hilfeprogrammen gesichert sind (einige werden im Laufe des Jahres 2023 fällig).
Die Lage ist bisher aus Sicht der derzeitigen Statistiken nicht dramatisch, allerdings ist von einer bedeutenden Zunahme der Zahlungsunfähigkeit im Laufe der Jahre 2022 und 2023 auszugehen. Für das erste Quartal dieses Jahres wurden 286 Insolvenzanträge von Gesellschaften gestellt (um 6 % mehr als im Vergleichszeitraum des letzten Jahres) und 1435 Insolvenzanträge von Einzelunternehmen.
Einige Versicherungsgesellschaften erwarten im Laufe dieses Jahres einen bedeutenden Anstieg von Insolvenzen im Vergleich zum Vorjahr, und zwar um bis zu 30 %.
Untersuchungen von Versicherungsgesellschaften identifizieren einen größeren Anteil von offenen Rechnungen. Aus den Angaben der Versicherungsgesellschaften ergibt sich auch, dass von den länger als 90 Tage überfälligen Forderungen nur ein kleiner Teil beglichen wird.
Für Gläubiger ist von Schlüsselbedeutung die rechtzeitige Identifizierung des Problems und eine adäquate Reaktion gegenüber dem Schuldner. Ob Forderungen erfolgreich eingetrieben werden können, hängt häufig davon ab, wie lange die Forderungen überfällig sind.
Nachstehend führen wir einfache Prinzipien an, die bedeutend zur ordnungsgemäßen Verwaltung von Forderungen mittels betriebsinterner Prozesse beitragen. Es ist angebracht diese Prinzipien im Rahmen der Firma zu verankern, z.B. in Form einer internen Richtlinie.
Bewertung der Bonität der Abnehmer
- Überprüfen Sie die Finanzstabilität der potenziellen Geschäftspartner bevor Sie sich verpflichten die Bestellung zu liefern.
- In Ihrem Unternehmen sollten Finanzexperten und Geschäftsleute bei der Erstellung von Geschäftsbedingungen zusammenarbeiten.
- Legen Sie geeignete Zahlungsbedingungen und Meilensteine der Erfüllung der Geschäftsverpflichtung so fest, dass die identifizierten Risiken berücksichtigt werden. Es ist z. B. angebracht den Auftrag in Teilaufträge mit durchlaufenden Zahlungen, Vorauszahlungen aufzuteilen, einen Teil der Rohstoffe für den Auftrag direkt vom Abnehmer zu sichern, Gebrauch von Banksicherheiten, Bürgschaften zu machen oder einen Teil der Zahlungen mit Pfandrecht zu sichern u. ä.
Standardisierung des Prozesses des Managements der überfälligen Forderungen
- Bestimmen Sie einen Hauptkoordinator für die Verwaltung und Eintreibung von Forderungen (credit & collection specialist/ manager), der an die Geschäftsleitung berichtet, dessen Hauptzuständigkeit die Verwaltung und die gesamte Koordinierung des Forderungseintreibungsprozesses, Reporting u. ä. ist.
- Teilen Sie die Forderungseintreibung in einige Eskalationsstufen ein, z.B. die erste Mahnung nimmt der Geschäftsmann / key account manager vor, in der nächsten Stufe erfolgt die schriftliche Mahnung vom Koordinator und für die dritte Stufe ist der Rechtsexperte zuständig.
- Standardisieren Sie die benutzten Dokumente, bzw. Muster für die schriftliche Kommunikation. Es ist ferner angebracht regelmäßige Termine für die Prüfung des Forderungsstandes, Mahnungsversendung und Koordinierung von kritischen Fällen festzulegen.
Ordnungsgemäß geführte Erfassung von Forderungen
- Führen Sie eine präzise Erfassung von Forderungen. Im Falle der Eintreibung von Forderungen müssen Sie nicht nur die Höhe der Forderung, sondern auch die Dokumente vorlegen, die den Grund der Forderung (Verträge, Lieferscheine u. ä.) nachweisen.
- Legen Sie ein regelmäßiges Reporting von Forderungen fest, in dem überfällige Forderungen mit dem klaren Hinweis auf etwaige Risiken markiert sind. Das Reporting hat den Geschäftsleuten, den Key Account Managern zur Verfügung zu stehen.
Rechtzeitige Behandlung von kritischen Fällen
- Treiben Sie überfällige Forderungen bereits frühzeitig ein. Die Forderungseintreibung können Sie allmählich von der Übersendung einer Mahnung, Schuldanerkennung des Abnehmers gegenüber Ihrem Unternehmen, Geltendmachung der Vertragsstrafe für verspätete Zahlung, Bedingen einer weiteren Lieferung durch die Bezahlung der Vorlieferung (falls es laut dem Vertrag möglich ist), Vorschlag eines Ratenplans u.a. eskalieren.
- Verlangen Sie die Sicherung der überfälligen Forderungen z. B. durch die Haftung eines Dritten (z. B. durch die Schwestergesellschaft, Muttergesellschaft), durch die Sicherung mit einem Pfandrecht am Vermögen der Gesellschaft (es kann sich um eine bewegliche, unbewegliche Sache, um ein Patent, eine Forderung u.a. handeln) oder Sicherung in Form eines Wechsels mit dem Vermerk der unmittelbaren Vollstreckung.
- Besprechen Sie rechtszeitig kritische Fälle mit Experten, die kompetent für Risikomanagement im Forderungseintreibungsprozess auf dem gerichtlichen oder außergerichtlichen Wege sind.
Die derzeitige wirtschaftliche Lage bringt höhere Risiken der Zahlungsunfähigkeit der Firmen, die unmittelbar oder mittelbar vom erheblichen Rohstoffpreisanstieg betroffen sind. Für diese Fälle ist es angebracht die Forderungsmanagementprozesse zu stärken.
Kamil Vaniš, Manager
kamil.vanis@bdo.cz