Digitale Transformation: Wenn Technologie allein nicht ausreicht

Wir leben in einer Zeit, in der wir mit einer Generation von Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern konfrontiert sind, die bereits in Bezug auf Arbeit, Freizeit und Geschäftsbeziehungen nach dem Prinzip „digital first“ denken. Die digitale Transformation, die durch den Einzug der KI beschleunigt wurde, ist zu einem Thema geworden, das heute in allen Branchen Resonanz findet. Jedes Unternehmen spricht darüber, viele wagen den Schritt – und viele sind nach einiger Zeit überrascht, dass die Ergebnisse nicht ihren Erwartungen entsprechen. Der Grund dafür ist einfach: Technologien allein verändern ein Unternehmen nicht. Sie wird sich nur dann ändern, wenn die Organisation in der Lage ist, sich wirklich anzupassen – also ihr Denken, ihre Prozesse und ihre Arbeitsweise, also ihre gesamte DNA, anzupassen. 

Technologie ist kein Zauberstab 

Die Einführung eines neuen Systems oder Tools bedeutet noch nicht, dass ein Unternehmen digitalisiert. Ich erlebe oft, dass die Geschäftsleitung in teure Softwarelösungen und Tools für die Automatisierung, die Arbeit mit Daten oder die Robotisierung von beispielsweise Buchhaltungsprozessen investiert, aber nach einigen Monaten feststellt, dass die Mitarbeiter die Daten weiterhin manuell aus Excel in das System übertragen oder die neuen Technologien auf andere Weise umgehen. Nicht weil die Tools nicht funktionieren, sondern weil die Prozesse, die automatisiert werden sollten, nicht verstanden oder unverändert geblieben sind. 

Die Grundlage jeder technologischen Veränderung ist daher das Verständnis des aktuellen Zustands – was wir tun, warum wir es tun und ob es überhaupt Sinn macht. Bevor man also mit der Automatisierung und Digitalisierung beginnt, müssen die Prozesse bereinigt und optimiert werden. Selbst die beste Technologie kann einen schlechten Prozess nicht zu einem effizienten Prozess machen, und das ist dann eine Verschwendung von Zeit und Geld. 

Wo soll man anfangen: Prozess, Daten, Menschen 

Phase 0 jeder digitalen Transformation muss vom Unternehmen ausgehen – dieses muss die Zielsetzung, die Motivation, die Ziele (Beschleunigung, Kostensenkung, weniger Fehler, Benutzerfreundlichkeit usw.) klar definieren und die Erfolgskennzahlen der jeweiligen Digitalisierungsinitiative festlegen. Erst dann kann die IT nach möglichen technologischen Varianten suchen und diese vorschlagen und gemeinsam mit dem Geschäftsinhaber die Zielvorstellung präzisieren. 

Eine erfolgreiche digitale Transformation basiert dann auf drei Säulen: 

• Prozess: Er muss klar beschrieben, messbar und wiederholbar sein. Wenn nicht klar ist, wer für was verantwortlich ist und welche Eingaben und Ausgaben der Prozess hat, wird sich die Automatisierung nicht durchsetzen. 

• Daten: Qualitativ hochwertige Daten sind die Grundlage. Ohne sie kann weder künstliche Intelligenz noch ein Roboter sinnvolle Ergebnisse liefern. 

• Menschen: Wenn die Mitarbeiter den Sinn einer Veränderung nicht erkennen, werden sie sie umgehen. Kommunikation, Schulung und die Einbeziehung der Menschen in die Lösungsfindung sind daher genauso wichtig wie die Technologie selbst. 

KI und Robotisierung: Wo sie Sinn machen 

Künstliche Intelligenz, Software-Robotisierung und andere Automatisierungstools haben ein enormes Potenzial – aber es ist immer notwendig, den „Business-Case“ jeder Initiative zu berücksichtigen – etwas zu automatisieren, das keine realen Auswirkungen oder Vorteile hat, ist Zeitverschwendung. KI sollte nicht nur ein weiteres modisches Schlagwort in Präsentationen sein, sondern ein Werkzeug, das wirklich Zeit spart, Fehler eliminiert und es den Mitarbeitern ermöglicht, sicher Arbeiten mit höherer Wertschöpfung zu verrichten. Der massive Einzug der KI wird dann auch grundlegende strukturelle Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt und das Bildungssystem haben. 

Beispielsweise können heute bereits Roboter, KI und OCR in der Buchhaltung automatisch Rechnungen auslesen und verarbeiten, in der Personalabteilung die Fluktuation und Leistung von Teams analysieren und in der Produktion Maschinenausfälle vorhersagen. Und im Management? Dort kann KI helfen, Entscheidungen zu verbessern – wenn sie über die richtigen Daten und die richtigen Fragen verfügt. Und auch wenn wir wahrscheinlich noch mit dem Platzen der Blase übertriebener Erwartungen an KI rechnen müssen, wird ihr Einfluss und ihre Wirkung bereits mittelfristig für eine Reihe von Branchen und menschlichen Tätigkeiten (z. B. digitale Buchhaltung, virtuelle Banker oder sogar virtuelle Lehrer) transformativ sein. 

Die digitale Transformation ist jedoch kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Erfolgreiche Unternehmen beginnen mit kleinen Schritten – einem Pilotprojekt, das den Nutzen überprüft – und erst dann erweitern sie die Lösung auf das gesamte Unternehmen. Und wie bereits erwähnt, ist es entscheidend, Technologie und Geschäft miteinander zu verbinden: Automatisierung soll die Ziele des Unternehmens unterstützen und nicht Selbstzweck sein. 

Author: Tomáš Kubíček