Alle Unternehmer und Firmen, die Gebrauch von Vorsteuerabzügen beim Betreiben von Firmenwagen für Privatzwecke machen, haben die Pflicht der Fahrtenbuchführung. Damit die Firmen und Unternehmer keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen, ist es angebracht, ein paar Grundsätze einzuhalten. Welche steuerliche Auswirkung hat das Fahrtenbuch selbst, wen betrifft dessen Führung, wie ist es zu behandeln und was ist zu meiden?
Derjenige, der die ordnungsgemäße Fahrtenbuchführung nicht meiden kann, sind alle USt-Pflichtigen, die Firmenwagen nutzen. Selbstverständlich haben sie den Vorsteuerabzug nur in dem Fall, wenn der Wagen beruflich genutzt wird, die Privatnutzung ist vom Abzug auszunehmen.
Das Fahrtenbuch müssen ferner diejenigen ausfüllen, die zwar keine USt-Pflichtigen sind, aber die eine Fahrzeugnutzung im Rahmen der Einkommen-/Körperschaftssteuer ausweisen. Da gibt es aber eine Ausnahme für diejenigen, die von den Pauschalausgaben für PKW-Fahrten Gebrauch machen. Diese müssen das Fahrtenbuch tatsächlich nicht führen.
Überraschenderweise finden wir zwar keine Erwähnung über das Fahrtenbuch im Gesetz, aber es ist das einfachste Instrument, wie die Ausgaben den Behörden bei der Klärung von Unstimmigkeiten nachzuweisen sind. Das Fahrtenbuch wurde zu einer allgemein akzeptierten Gewohnheit.
Ab und zu hört man von den Fällen, dass das Fahrtenbuch einige Monate bis Jahre rückwirkend geführt wurde. Dies ist jedoch sehr mutig, vor allem im Hinblick auf die kurze Frist zur Vorlage der Dokumentation, worauf das Finanzamt höchstwahrscheinlich sowieso zu dem Schluss kommt, da es dem Steuersubjekt sicher nicht gelingt alles authentisch zu erfassen.
Reine Firmennutzung des Wagens ist nicht realistisch und muss sich nicht lohnen.
Bei der Geltendmachung des Vorsteuerabzugs aus dem angeschafften Fahrzeug muss der Steuerpflichtige das Verhältnis bestimmen bzw. abschätzen, in dem der Wagen für Firmen- und Privatzwecke genutzt wird. Aus der Praxis empfehlen wir keine 100 %-ige Nutzung des Wagens für Businesszwecke abzuschätzen, und zwar gleich aus zwei Gründen. Die absolute Mehrheit der Wagen wird erfahrungsgemäß nicht rein für Arbeitsangelegenheiten genutzt, zudem handelt es sich oft für Finanzämter um Fälle, bei denen sie leicht die Richtigkeit überprüfen können weshalb sie sich darauf fokussieren.
Da Firmenwagen ab und zu z. B. auch für Einkäufe, Abholung von Medikamenten von der Apotheke oder der Kinder genutzt werden, ist es in den meisten der Fälle empfehlenswert eine Firmennutzung von ca. von 80 % anzugeben. Die hundertprozentige Firmennutzung ist schwierig nachweisbar und dem Finanzamt kann z.B. nur der Kindersitz im Auto ausreichen, um es anzufechten. Im Falle eines Fahrzeugwechsels sollte jedoch die Abschätzung von dem Verhältnis ausgehen, in welchem der vorherige Wagen genutzt wurde.
Im letzten Besteuerungszeitraum des gleichen Jahres passt der Steuerpflichtige den abgeschätzten Anspruch auf den Vorsteuerabzug nach der Wirklichkeit an.
Es ist nötig das Verhältnis der Firmen- und Privatnutzung durchlaufend anzupassen.
Das ist aus der USt-Sicht nicht alles. Im Falle weiterer 4 Jahre nach dem Jahr der Anschaffung verfolgt der Steuerpflichtige den Wagen und im Falle, dass das Verhältnis um mehr als 10 % sinkt, muss er noch den geltend gemachten Vorsteuerabzug anpassen und einen Teil der USt dem Staat zurückerstatten. Selbstverständlich funktioniert es auch umgekehrt, d.h. rückwirkend einen Teil der Vorsteuer zu beanspruchen, wenn sich das Verhältnis gegenüber dem ersten Jahr um mehr als 10 % erhöht.
Im USt-Bereich ist es unangenehm, dass der Vorsteuerabzugsanspruch für jede erhaltene Leistung beurteilt wird. In der Praxis heißt es, dass der USt-Betrag von jeder Quittung, die mit dem Betrieb des Fahrzeugs zusammenhängt, einem einfachen Test für die Geltendmachung des vollen oder teilweisen Vorsteuerabzugs unterliegt. Wenn der Wagen für gemischte Zwecke genutzt wird, hat der Steuerpflichtige wieder den teilweisen Anspruch auf den Vorsteuerabzug. Hierbei handelt sich z.B. um Kraftstoffe, Waschen, Service, Instandhaltung, Raten des operativen Leasings. Bei diesen betrieblichen Aufwendungen handelt es sich um eine einmalige Kürzung, die in den weiteren Jahren nicht mehr angewendet werden kann.
Die o.a. anteilige Ansprüche auf Vorsteuerungsabzug werden in der Praxis üblicherweise festgelegt und mit dem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch nachgewiesen.
Je detaillierter das Fahrtenbuch, desto einfacher der Nachweis.
In der Eintragung des Fahrtenbuchs sollten das Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, Ort des Startes und der Beendigung der Fahrt, Menge des getankten Kraftstoffs einschließlich des Preises und der Fahrtzweck nicht fehlen. Hier ist es angebracht über diesen Rahmen hinaus auch die Zeit der Abfahrt und Ankunft, Beginn- und Ende einer etwaigen Ruhepause, auf der Strecke auch die Durchfahrtspunkte und bei ausländischen Reisen auch die Angaben zur Maut zu machen.
Bei dem Nachweis der Richtigkeit kommen dem Finanzamt diese präzisierenden Informationen gelegen und es ist möglich, dass das Finanzamt sich auch ohne deren Vermerk im Fahrtenbuch danach erkundigen könnte und es wäre kompliziert diese später zu belegen.
Das Finanzamt verschickt in einigen Fällen auch offizielle Aufforderungen zur präventiven Vorlage des Fahrtenbuches im Rahmen des Zusammenwirkens bei der Steuerverwaltung. Dies ist jedoch nicht der Zweck des Fahrtenbuches, das als Aufzeichnung für Klärung von Unstimmigkeiten dient und nicht einer durchlaufenden Kontrolle. In so einem Fall kann gegen die Aufforderung ein Einspruch eingelegt werden.
Finanzämter haben eine Software, mit der sie das ganze Fahrtbuch inspizieren können und in der Regel Unstimmigkeiten z.B. bzgl. von Entfernungskilometer der Städte oder dem Kilometerstand beim TÜV-Besuch oder in Bezug auf den Kraftstoffverbrauch entdecken. Meistens geht es um kleine Unsauberkeiten, die jedoch den Firmen einen verwaltungstechnischen Aufwand bereiten, den sie vermeiden könnten. Für alle Fälle empfehlen unsere Steuerexperten sicher das Fahrtenbuch ordnungsgemäß und übersichtlich zu führen, dank dessen die Firmen einer Reihe von unerwarteten Problemen vorbeugen können.