JMHZ in der Praxis: Erste Erfahrung weist auf technische und prozedurale Probleme hin

 

Der erste Betrieb von JMHZ wird von technischen Fehlern und einer unklaren Methodik begleitet

Mitteilungen über Fehler werden häufig nicht an die Vertreter, sondern direkt an die Kunden gesendet 

Probleme entstehen auch bei ausländischen Arbeitgebern ohne Datenbox in der Tschechischen Republik

Die ersten Wochen des Live-Betriebs des Unified Monthly Employer Report (JMHZ) zeigen, dass es zwar ein Schritt in Richtung Digitalisierung und Vereinfachung der Agenda ist, die Realität jedoch deutlich komplizierter ist. Interne Erfahrungen aus der Praxis bestätigen, dass Arbeitgeber und ihre externen Lohnabrechnungsanbieter derzeit mit einer Kombination aus technischen Einschränkungen, unklarer Methodik und unvollständiger Systemfunktionalität zu kämpfen haben. 
 

Fehlermeldungen gehen nicht an den Vertreter, sondern an den Client 

Wir vertreten die meisten Mandanten auf Grundlage einer Vollmacht und sind bei der CSSA als Kontaktperson registriert. Logischerweise würden wir erwarten, dass alle Rückmeldungen aus dem JMHZ-System, also Bestätigungen, Fehlerberichte und Korrekturaufrufe, an uns gesendet werden, aber in der Praxis funktioniert das nicht so eindeutig. 

Nach der Abgabe des Berichts erhalten wir normalerweise eine Bestätigung von der CSSA, dass alles in Ordnung ist. Allerdings passiert es sofort, dass ein Protokoll zur Vollständigkeit der Einreichung mit einer Warnung vor Fehlern oder Mängeln in der Datenbox des Kunden ankommt und nichts in unserer Datenbox ankommt. Der Kunde muss das Dokument dann an uns weiterleiten, wir finden heraus, was korrigiert werden muss, und erst dann können wir reagieren. 

Hinzu kommt die technische Unreife des Systems. Die Gehaltsabrechnungssoftware wird kontinuierlich aktualisiert, oft in Wochenendversionen, das Arbeits- und Sozialministerium verfeinert die Anweisungen zum Ausfüllen im Laufe des Jahres, und es passiert uns immer wieder, dass der Bericht aus einem Grund scheitert, der vor dem Update noch nicht beschrieben wurde. In der Praxis bedeutet das einen Zyklus von mehreren Wochen: Wir senden die ersten Berichte, die Fehler werden an die Datenbox des Kunden zurückgegeben, wir melden sie an die Entwickler und warten auf das nächste Update. 

Was man in der Praxis dagegen tun kann  

Wir erwarten, dass die Kommunikation über mehrere Kanäle stattfindet. Wir fragen unsere Kunden regelmäßig, ob sie etwas aus dem JMHZ-System in ihrer Datenbox erhalten haben. Wir überwachen das CSSZ-ePortal und unsere eigene Datenbox parallel. Es wäre hilfreich, wenn alle Kommunikationen der CSSA und des Arbeits- und Sozialministeriums ebenfalls über ePortal verfügbar wären. Es beinhaltet nun nur noch die Möglichkeit, Eingabeaufforderungen anzusehen, nicht mehr Logs für einzelne Einreichungen, die nur an Datenseiten geliefert werden. 

 

Kombination von Softwareeinreichungen und Arbeit auf ePortal 

Eine weitere Komplikation ist die begrenzte Vernetzung zwischen Lohnabrechnungssystemen und dem CSSA-ePortal. Ein direkt von der Software gesendeter Bericht ist im ePortal nicht sichtbar, was die Datenkontrolle erheblich einschränkt und es unmöglich macht, Korrekturen direkt im ePortal vorzunehmen. In diesem Fall ist es immer notwendig, den Korrekturbericht erneut aus dem Lohnabrechnungssystem vorzubereiten und zu senden. 

Praktische Probleme entstehen auch durch die Arbeit mit Stornierungen. Obwohl die ursprüngliche Einreichung gelöscht werden sollte, verarbeitet das System sie nicht sofort. Wenn unmittelbar nach der Stornierung ein neuer regulärer Bericht eingereicht wird, wird er oft wegen Duplikation abgelehnt. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es ratsam ist, mindestens einen Tag zu warten, bevor ein neuer regulärer Bericht eingereicht werden kann. 

In der Praxis stoßen wir auch auf begrenzte Kontrollmöglichkeiten für bereits gesendete Daten, sowohl für die gemeldeten Mitarbeiterdaten als auch für den Monatsbericht selbst. Die Daten lassen sich nicht einfach darstellen, was die Überprüfung und anschließenden Korrekturen erschwert. Das Ministerium für Arbeit und Soziale Angelegenheiten hat bestätigt, dass es sich dieser Einschränkung bewusst ist und daran arbeitet, Funktionen hinzuzufügen, die es ermöglichen, die Daten auf dem Portal besser anzuzeigen, zu überprüfen und zu bearbeiten. 

 

Ein ausländischer Arbeitgeber ohne Datenbox 

Eine bestimmte Kundengruppe, die wir betreuen, sind ausländische Arbeitgeber ohne eingetragenes Büro, Festsitz oder Zweigstelle in der Tschechischen Republik. In der Regel handelt es sich dabei um Situationen, in denen ein tschechischer Steueransässiger mehrere Arbeitgeber aus EU-Ländern hat, während ein wesentlicher Teil seiner Aktivitäten in der Tschechischen Republik für einen tschechischen Arbeitgeber und ein kleinerer Teil im Ausland für einen ausländischen Arbeitgeber ausgeübt wird. Nach Artikel 13 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates fallen alle Arbeitstätigkeiten eines solchen Arbeitnehmers unter ein Sozialversicherungssystem, das in diesem Fall die Tschechische Republik (A1-Form) ist. Daher muss ein ausländischer Arbeitgeber sich bei der Tschechischen Sozialversicherungsbehörde in der Tschechischen Republik registrieren und dort Versicherungsprämien für seinen Arbeitnehmer zahlen. Die Steuer auf abhängige Aktivitäten wird jedoch weiterhin im Ausland gezahlt, dieser Arbeitgeber ist kein Steuerzahler in der Tschechischen Republik. Der Steueransässige berechnet dann das weltweite Einkommen in seiner Steuererklärung. 

Diese Kunden (Arbeitgeber) verfügen nicht über eine tschechische Datenbox. Die Kommunikation erfolgt daher über uns als Vollmacht mit einer allgemeinen Vollmacht. In den meisten Fällen gehen Nachrichten vom System korrekt in unsere Datenbox. In der Vergangenheit haben wir jedoch selten festgestellt, dass die tschechische Sozialversicherungsbehörde ein Dokument per Post an die ausländische Adresse eines Kunden schickte, während es auch in unserer Datenbox ankam. Dies schafft Unsicherheit darüber, ob das Dokument nun an die Datenbox des Vertreters geliefert wird oder nur per Post an eine ausländische Instanz. Dies ist auch mit dem Dienstzeitpunkt verbunden, der für das Laufen der Zeitlimits entscheidend ist. 

Es wäre hilfreich, wenn es in der Tschechischen Republik einen expliziten Verfahrensrahmen für ausländische Arbeitgeber ohne Datenbox gäbe, zum Beispiel eine klare Regel, dass im Fall eines Arbeitgebers, der durch eine Vollmacht vertreten wird, der Vertreter hauptsächlich an die Datenbox übergeben wird, und dieser Moment ist entscheidend für das Ablauf der Fristen. 
 

Form und fremdes Regime: Felder, die nicht übereinstimmen 

Bei ausländischen Arbeitgebern stoßen wir auf ein weiteres Problem, nämlich das Ausfüllen von Berichten und Registrierungen. Das Formular ist für eine typische tschechische Einrichtung konzipiert und verlangt von einem ausländischen Arbeitgeber ohne Niederlassung in der Tschechischen Republik, Werte auszufüllen, die nicht mit der Realität übereinstimmen. Konkret: 

Arbeitgeberadresse bei der Mitarbeiterregistrierung  

Bei der Registrierung oder Registrierung eines Arbeitnehmers ist es möglich, die ausländische Adresse aus dem Vertrag anzugeben, aber die Gemeinde ist an die Code-Liste der tschechischen Gemeinden gebunden. Auf unsere Anfrage antwortete das Arbeits- und Sozialministerium, dass in diesem speziellen Fall (der Arbeitgeber hat keinen eingetragenen Sitz oder Betrieb in der Tschechischen Republik)  die Wohnsitzadresse des Arbeitnehmers in der Tschechischen Republik angegeben werde. 

Arbeitsplatz in JMHZ 

Für den individualisierten Teil des Berichts kann das ausländische Arbeitsland (z. B. Deutschland) ausgewählt werden, aber die Gemeinde stammt ebenfalls nur aus der tschechischen Codeliste. Das Arbeits- und Sozialministerium empfiehlt dasselbe Verfahren, d. h. die Gemeinde anhand des Wohnorts des Arbeitnehmers in der Tschechischen Republik anzugeben. 

Arbeitgebersteueramt  

Ein Pflichtfeld, für das die Option "Ich bin kein Steuerzahler in der Tschechischen Republik" auswählen kann. Auf Nachfrage bestätigte die CSSA, dass in diesem Fall das Finanzamt der Hauptstadt Prag erwähnt wird. 

Der gemeinsame Nenner ist, dass die notwendigen Verfahren auf individuellen Antworten des Arbeits- und Sozialministeriums sowie der tschechischen Sozialversicherungsbehörde auf spezifische Fragen basieren, nicht auf der veröffentlichten Methodik. Beide Institutionen reagieren hilfreich und sachlich, oft innerhalb weniger Tage. Es wäre jedoch hilfreich, wenn die erhaltenen Antworten schrittweise in öffentlich zugänglichen Erläuterungsmaterialien wiedergegeben würden. Jeder Arbeitgeber in derselben Situation müsste nicht erneut fragen und hätte formal vergleichbare Unterstützung. 

Praktische Empfehlungen 

Wenn Sie es mit einer nicht standardmäßigen Situation zu tun haben, reichen Sie Ihre eigene Frage beim Arbeits- und Sozialministerium oder an die tschechische Sozialversicherungsbehörde ein und archivieren Sie die Antwort. Wenn Sie den Anweisungen der Behörde folgen, haben Sie zumindest Beweise dafür, dass Sie in gutem Glauben gehandelt haben.