JMHZ v praxi: první zkušenosti ukazují na technické i procesní problémy

 

První provoz JMHZ provázejí technické chyby a nejasná metodika

Komunikace o chybách často nechodí zástupcům, ale přímo klientům

Problémy vznikají také u zahraničních zaměstnavatelů bez datové schránky v ČR 

První týdny ostrého provozu Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ) ukazují, že přestože jde o krok směrem k digitalizaci a zjednodušení agendy, realita je zatím výrazně komplikovanější. Interní zkušenosti z praxe potvrzují, že zaměstnavatelé i jejich externí mzdoví poskytovatelé aktuálně řeší kombinaci technických omezení, nejasné metodiky a nedokončené funkčnosti systému. 

Chybová hlášení nechodí zástupci, ale klientovi 

Většinu klientů zastupujeme na základě plné moci a v ČSSZ jsme nahlášeni jako kontaktní osoba. Logicky bychom očekávali, že veškerá zpětná komunikace ze systému JMHZ, tedy potvrzení, protokoly o vadách i výzvy k opravnému hlášení, chodí nám. V praxi to ale tak jednoznačně nefunguje. 

Po podání hlášení nám z ČSSZ obvykle přijde potvrzení, že je vše v pořádku. Vzápětí se ale stává, že do datové schránky klienta dorazí protokol o kompletnosti podání s upozorněním na chyby nebo nedostatky a do naší datové schránky nic nepřijde. Klient nám pak musí dokument přeposlat, my zjistíme, co se má opravit, a teprve potom můžeme reagovat. 

K tomu se přidává technická nezralost systému. Mzdový software se průběžně aktualizuje, často víkendovými verzemi, MPSV pokyny k vyplňování v průběhu roku zpřesňuje a opakovaně se nám stává, že hlášení selže z důvodu, který před aktualizací ještě nebyl popsaný. V praxi to znamená několikatýdenní cyklus: pošleme prvních pár hlášení, chyby se vrátí klientovi do datové schránky, my je nahlásíme vývojářům a čekáme na další aktualizaci. 

Co s tím v praxi  

Počítáme s tím, že komunikace probíhá ve více kanálech. Pravidelně se klientů ptáme, zda jim do datové schránky nepřišlo něco ze systému JMHZ. Sledujeme paralelně ePortál ČSSZ, i vlastní datovou schránku. Pomohlo by, kdyby veškerá komunikace ze strany ČSSZ a MPSV byla k dispozici i na ePortálu. Nyní obsahuje pouze možnost zobrazit si výzvy, nikoli protokoly k jednotlivým podáním, které jsou doručovány pouze do datových stránek. 

Kombinace podání ze softwaru a práce na ePortálu 

Další komplikací je omezená provázanost mezi mzdovými systémy a ePortálem ČSSZ. Hlášení odeslané přímo ze softwaru není na ePortálu viditelné, což výrazně omezuje kontrolu dat a znemožňuje provádět opravy přímo v ePortálu. Opravné hlášení je tak v tomto případně nutné vždy připravit a odeslat znovu ze mzdového systému. 

Praktické problémy přináší i práce se stornem. Přestože by se mělo původní podání odstranit, systém jej nezpracovává okamžitě. Pokud je nové řádné hlášení podáno bezprostředně po stornu, často dochází k jeho zamítnutí pro duplicitu. Zkušenosti tak ukazují, že je vhodné počkat alespoň jeden den, než je možné podat nové řádné hlášení. 

V praxi narážíme i na omezené možnostmi kontroly již odeslaných dat, a to jak u dohlašovaných údajů o zaměstnancích, tak u samotného měsíčního hlášení. Data nelze jednoduše zobrazit, což komplikuje jejich kontrolu i následné opravy. MPSV potvrdilo, že si je tohoto omezení vědomo a pracuje na doplnění funkcionalit, které by umožnily data na portálu lépe zobrazovat, kontrolovat a upravovat. 
 

Zahraniční zaměstnavatel bez datové schránky 

Specifickou skupinou klientů, kterou zpracováváme, jsou zahraniční zaměstnavatelé bez sídla, stálé provozovny ani odštěpného závodu v ČR. Typicky jde o situace, kdy český daňový rezident má více zaměstnavatelů ze zemí EU, přičemž podstatnou část své činnosti vykonává v ČR pro českého zaměstnavatele a menší část v zahraničí pro zahraničního zaměstnavatele. Podle čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a rady (ES) č. 883/2004 spadá veškerá pracovní činnost takového zaměstnance do jednoho systému sociálního zabezpečení, kterým je v tomto případě ČR (formulář A1). Zahraniční zaměstnavatel se proto musí v ČR registrovat u ČSSZ a odvádět zde pojistné za svého zaměstnance. Daň ze závislé činnosti se ale i nadále odvádí v zahraničí, plátcem daně v ČR tento zaměstnavatel není. Daňový rezident pak ve svém daňovém přiznání vypořádává celosvětové příjmy. 

Tito klienti (zaměstnavatelé) českou datovou schránku nemají. Komunikace tedy probíhá přes nás jako zmocněnce s generální plnou mocí. Ve většině případů nám zprávy ze systému chodí do naší datové schránky správně. V minulosti jsme se ale ojediněle setkali s tím, že ČSSZ poslala dokument i poštou na zahraniční adresu klienta, přičemž do naší datové schránky nám dorazil také. Vzniká tak nejistota, zda bude ale nyní doručen dokument do datové schránky zástupce, nebo jen poštou zahraničnímu subjektu. S tím je spojen i okamžik doručení, který je pro běh lhůt rozhodný. 

Pomohlo by, kdyby pro zahraniční zaměstnavatele bez datové schránky v ČR existoval explicitní procesní rámec, například jednoznačné pravidlo, že u zaměstnavatele zastoupeného plnou mocí se doručuje primárně zástupci do datové schránky a tento okamžik je rozhodný pro běh lhůt. 

Formulář a zahraniční režim: pole, která nepasují 

U zahraničních zaměstnavatelů narážíme ještě na jeden okruh problémů, a tím je samotné vyplňování hlášení a registrací. Formulář je navržen pro typický český subjekt a u zahraničního zaměstnavatele bez provozovny v ČR vyžaduje vyplnění hodnot, které věcně neodpovídají realitě. Konkrétně: 

Adresa zaměstnavatele v registraci zaměstnance  

Při přihlášení nebo dohlášení zaměstnance lze sice uvést zahraniční adresu ze smlouvy, ale obec je vázána na číselník českých obcí. Na náš dotaz MPSV odpovědělo, že v tomto specifickém případě (zaměstnavatel nemá sídlo ani provozovnu v ČR) se uvádí adresa pobytu zaměstnance v ČR. 

Místo výkonu práce v JMHZ 

U individualizované části hlášení lze zvolit zahraniční stát výkonu práce (například Německo), ale obec je opět jen z českého číselníku. MPSV doporučuje stejný postup, tedy uvést obec dle místa pobytu zaměstnance v ČR. 

Finanční úřad zaměstnavatele  

Povinné pole, u kterého nelze zvolit možnost „nejsem plátcem daně v ČR". ČSSZ nám na dotaz potvrdila, že v tomto případě se uvádí Finanční úřad pro hlavní město Prahu. 

Společným jmenovatelem je, že potřebné postupy vycházejí z individuálních odpovědí MPSV a ČSSZ na konkrétní dotazy, nikoli z publikované metodiky. Obě instituce reagují vstřícně a věcně, často během několika dnů. Pomohlo by ale, kdyby se získané odpovědi postupně promítaly do veřejně dostupných výkladových materiálů. Každý zaměstnavatel ve stejné situaci by se tak nemusel ptát znovu a měl by formálně srovnatelnou oporu. 

Praktické doporučení 

Pokud řešíte nestandardní situaci, podejte si na MPSV nebo ČSSZ vlastní dotaz a odpověď archivujte. Postupujete-li podle pokynu úřadu, máte alespoň doloženo, že jste jednali v dobré víře.