Výrazným celospolečenským tématem poslední doby je narůst cen stavebních prací, dodávek i služeb, ať už z důvodu jejich nedostatku, nebo důsledkem nárůstu cen energií a dalších vstupů nezbytných pro jejich zajištění. Tato situace komplikuje realizaci veřejných zakázek zejména tam, kde jsou již smlouvy uzavřeny a při sjednání cen se nepočítalo s nárůstem v tak výrazném rozsahu. Zadavatelé jsou pak kromě povinnosti péče řádného hospodáře vázáni limity stanovenými zákonem o zadávání veřejných zakázek pro změny závazků - kterými mohou být pouze ty (podle zákona) nepodstatné.
Nepodstatnou změnou závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku je taková změna, která neumožňuje potenciální účast jiných dodavatelů, resp. neovlivňuje výběr nejvhodnější nabídky, nemění ekonomickou rovnováhu ve prospěch vybraného dodavatele a nerozšiřuje významně rozsah plnění veřejné zakázky. V praxi to znamená, že např. nelze významně prodlužovat termín plnění zakázky, zkracovat splatnost faktur, měnit ty obchodní podmínky, které byly předmětem hodnocení a ovlivnily tak výběr nejvhodnější nabídky (úroveň servisních služeb včetně technické pomoci, podmínky a lhůta dodání nebo dokončení plnění apod.).
Vždy se za nepodstatnou považuje taková změna, která nemění povahu veřejné zakázky a kromě zákazu překročení finančních limitů pro druh veřejné zakázky její hodnota nepřekračuje u stavebních prací 15 % původní hodnoty závazku. U dodávek a služeb je to pak 10 % původní hodnoty závazku. Širší rozsah možné změny závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku (až 50 %) je pak v intencích zákona možný tehdy, pokud projde testem podmínek pro to definovaných. Nezbytnost takové změny a související ekonomická či technická nemožnost změny dodavatele, resp. nepředvídatelnost (při náležité péči) jsou těmi zásadními pro posouzení přijatelnosti změny většího rozsahu.
Pro jakékoliv provedené změny platí, že pokud jich bude provedeno v jedné smlouvě více, je rozhodný součet hodnot všech těchto změn. Tuto nenápadně působící větu je potřeba zdůraznit v kontextu výkladového stanoviska Ministerstva pro místní rozvoj potvrzeného Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže, které tvrdí, že je nezbytné pro výpočet hodnoty změny závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku počítat s absolutní hodnotou provedených změn. Nejedná se tedy o součet jako výsledek připočtení ceny víceprací a odečtení ceny méněprací, ale o absolutní hodnotu těchto dvou čísel.
Máme-li tedy původní smlouvu v hodnotě 10 mil. Kč, vícepráce v hodnotě 1,4 mil. Kč a méněpráce v hodnotě 300 tis. Kč, pak změnou závazku je hodnota 1,7 mil. Kč a do výše popsané základní hranice omezení nepodstatné změny se nevejde, když překračuje 15 % původní hodnoty závazku.
Motivace zadavatele i dodavatele přiznávat méněpráce, které kvůli tomuto postupu ubírají z výše popsaných limitů, je tím významně snížena a veřejnými prostředky může být spíše plýtváno, než méněpracemi ušetřeno.
Zadavatel není povinen na jakékoliv úpravy závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku přistoupit, a to ani ve výše popsaných limitech nepodstatných změn. Ze zákona je k tomu zadavatel pouze oprávněn, nejedná-li se o nárok vybraného dodavatele na takovou změnu v případě jeho potřeby. Nicméně trvat na nesplnitelném často nebude pro zadavatele efektivní a hospodárné a bude na místě usilovat o takovou úpravu závazku, která bude v souladu se zákonem a pro zadavatele akceptovatelná. Avšak pokud se potřebné změny závazku do těchto limitů nemohou vejít, často nezbývá, než příslušnou smlouvu ukončit a vypsat zadávací řízení nové. V současné době to přináší do veřejných financí spíše negativní dopady v tom ohledu, že v novém zadání zadavatel musí při stanovení předpokládané hodnoty zohlednit cenový nárůst, musí navýšit rozpočet příslušné zakázky - a to zejména z toho důvodu, že musí očekávat výrazně vyšší cenové nabídky. Pro dodavatele je pak nejistotou, jestli v novém zadávacím řízení i tentokrát obstojí vůči konkurenci.