Cílem směrnice je poskytnout právní ochranu osobám (whistleblowerům), kteří jsou ve firmě svědky neetického či protiprávního jednání. Informují o poškození veřejného zájmu, o kterém se dozví v zaměstnání nebo v souvislosti s ním. Poškození veřejného zájmu má podle směrnice spočívat v porušení práva v předem definovaných oblastech, ve kterých orgány Evropské unie vykonávají svou kompetenci. Jde například o oblast veřejných zakázek, finančních služeb, praní peněz a financování terorismu, ochrany životního prostředí a další. Český návrh zákona o ochraně oznamovatelů už projednává Poslanecká sněmovna. Pokud by nestihla zákon schválit, budou u nás povinnosti související se směrnicí vymahatelné právě ve znění evropské směrnice, a to od 17. prosince 2021.
Nové povinnosti se nedotýkají jen státních organizací či velkých nadnárodních koncernů. Vnitřní oznamovací systém musí zřídit všechny firmy s 25 a více zaměstnanci. A také veřejní zadavatelé, s výjimkou obcí do 5 000 obyvatel. Podnikům i dalším subjektům přibude povinnost zavést takzvaný vnitřní oznamovací systém, tedy bezpečné postupy pro přijímání a šetření oznámení. Systém musí především utajit totožnost oznamovatelů. Rovněž budete muset určit osobu, která bude za přijímání a prošetřování oznámení odpovědná. Volba formy oznámení je v podstatě na samotném oznamovateli – musíte oznamovateli umožnit přijímat oznámení písemně i ústně. Podat oznámení mohou nejen zaměstnanci, ale také dodavatelé nebo zájemci o práci. Oznamovatel má dále právo být písemně informován o přijetí oznámení do 7 dní od jeho přijetí a dále má právo být informován o závěrech šetření do 30 dnů ode dne přijetí oznámení.
Pro firmy a organizace bude klíčové, aby stihly zavést vnitřní oznamovací systém do konce března příštího roku. Nejpozději od 1. 4. 2022 budou muset disponovat funkčním a bezpečným systémem pro příjímání oznámení.
Postihem za porušení povinnosti dle zákona o ochraně oznamovatelů je pokuta ve výši 1 milionu korun nebo 5 % z čistého obratu společnosti. Čím dál důležitější je rovněž dodržování principů společenské odpovědnosti firem a dobré vztahy s klíčovými partnery a veřejností. Porušování povinností spočívajících v ochraně oznamovatelů může odradit dosavadní i potenciální partnery od spolupráce a poškodit reputaci společnosti.
Než se rozhodnete zavést oznamovací systém ve firmě, zvažte, co by měl splňovat:
Legislativa, která by problematiku whistleblowingu v plné šíři pokrývala, v České republice dlouho chyběla. I to mělo za následek, že české společnosti velmi často řeší whistleblowing pouze okrajově a některé dokonce nepoužívají žádný vnitřní oznamovací systém. Protiprávní a neetické jednání na pracovišti přitom poškozuje image společnosti, demotivuje zaměstnance a může se i značně prodražit.
Absence vhodného oznamovacího systému vede k tomu, že lidé neví, jakým způsoben mohou oznámení podat. Případně mají obavy, že jejich totožnost bude prozrazena, , že získají nálepku donašeče a z případné následné odplaty ze strany kolegů či nadřízených. Mohou tak zvažovat, že informace svěří někomu zvenčí (médiím, policii, právnímu zástupci, správnímu orgánu atd.). V takovém případě hrozí nepříjemné mediální kauzy nebo dokonce soudní řízení. Důvodem k zavedení vnitřního oznamovacího systému by tak nemělo být pouze splnění legislativních podmínek, ale také zabránění neetického a protiprávního jednání a získávání pravidelné zpětné vazby na chod vaší organizace.
Fyzické schránky důvěry neboa emailové schránky jsou již přitom přežitkem a nejsou zcela v souladu se zmiňovanou evropskou směrnicí. Právě proto se od těchto tradičních oznamovacích kanálů upouští a vytvářejí se například online řešení, která splňují podmínky vyplývající z nové povinnosti. Ty mohou společnosti přinést skvělé výsledky.
Chod vnitřního oznamovacího systému dokážou usnadnit internetové aplikace. Dnešní technologie umožňují rychlé a jednoduché zavedení takzvané etické linky, která slouží pro podání oznámení a zároveň plní funkci helpdesku či komunikační platformy. Náš whistleblowingový nástroj umožní oznamovatelům upozornit na problémy prostřednictvím zabezpečeného formuláře. Tato určitá centralizace vám pomůže mít jednotlivá oznámení více pod kontrolou, snáze sledovat lhůty a chránit osobní údaje oznamovatelů.
Naši odborníci vám budou pravidelně připravovat zprávy o případných podáních a navrhovat vhodný postup při jejich řešení.
BDO pro vás zajistí:
BDO pro vás zajistí:
Správa a přijímání oznámení je již na vás. Rádi vám však nabídneme podporu při šetření a uzavírání oznámení podle vašich aktuálních potřeb a požadavků.
Náš tým odborníků vám rád pomůže s hledáním vhodného řešení, implementací systému a navrhne pro vás služby na míru.
Stanislav Klika
Ondřej Šnejdar