Článek:

Automatizace procesního řízení organizace

15.06.2020

Tomáš Kubíček, Partner |

Účelné fungování moderní organizace je z významné části přímo úměrné efektivitě firemních procesů a jejich flexibilitě. Správně nastavené firemní procesy a jejich kvalita jsou jedním ze základních předpokladů vašeho úspěchu na trhu.

Každá firma dnes řeší celou řadu procesů: oběh účetních dokladů, schvalování nákupních požadavků, vyúčtování výdajů, objednávek a smluv, reklamací či stížností, řeší schvalování projektů a investičních akcí, zákaznických požadavků, realizuje onboarding zaměstnanců, schvalování služebních cest, školení nebo třeba žádostí o dovolené.

Nezřídka tyto procesy běží v papírové podobě dle zažitých stereotypů nebo jsou součástí existujících informačních systémů (IS), kde každá změna nebo úprava procesu představuje časově i zdrojově náročný zásah. Často se stává, že tyto procesy jsou ve firmách zdlouhavé, administrativně náročné a mnohdy je těžké sledovat, v jaké fázi se daný proces nachází nebo kdo je viníkem opožděného schválení. Auditní stopa pro zpětné vyhodnocení efektivity nebo kontrolu daného procesu je pak mnohdy utopie.

Přitom tomu tak nemusí vůbec být! Správně nastavené a řízené moderní technologie přináší řešení, která jsou schopna podpořit digitální transformaci firem, procesy zrychlit, zlevnit a vytvořit uživatelsky přívětivé prostředí bez ohledu na heterogenní datovou základnu existujících IS v organizaci.

Jaké jsou možnosti pro automatizaci procesů?

Na základě našich letitých zkušeností z provedených auditů podnikových procesů a ve vazbě na požadavky zákazníků v oblasti automatizace procesů, jsme se rozhodli stát se od roku 2016 partnerem univerzální procesní platformy K2, která je schopná překlenout nedostatky nebo omezení existujících systémů (ERP, HR, CRM, SRM apod.) z hlediska řízení procesů a workflow.

Platforma K2 (od americké společnosti SourceCode) je řešením globálně využívaným velkými nadnárodními firmami, ale i řadou tuzemských společností v celé řadě odvětví. Systém je vhodný pro firmu s deseti, ale i s tisícem uživatelů. Jeho hlavní předností je především univerzálnost, tedy schopnost pracovat s daty téměř jakékoli systému bez nutnosti programování a možnost integrací s běžnými aplikačními rozhraními (API).

Jak můžeme efektivně automatizovat firemní procesy?

Prostřednictvím vhodně zvolené procesní platformy můžete celkově zefektivnit veškeré firemní procesy. Konkrétně jde o řízení oběhu informací (dat) od jejich pořízení přes schválení až po provázání na definované činnosti ve stávajících systémech organizace. Platforma umožní nejen přiřazení jednotlivých úloh příslušným pracovníkům, ale i komunikaci s ostatními podnikovými informačními systémy.

Velkou výhodou této platformy je také plná integrovatelnost na všechny hlavní platformy pro softwarovou robotizaci procesů (RPA). V rámci vašich vlastních procesů tak mohou činnosti snadno přeskakovat z lidské síly na robota a zpět bez složitých integrací. Předností je rovněž možnost jednotlivé procesy a workflow řešit nejen na počítači, ale i na tabletu nebo mobilním telefonu, třeba cestou do práce nebo na letiště.

Velmi důležitá je v případě firemních procesů také otázka bezpečnosti a ochrany firemních informací. Tím, že data, dokumenty nebo formuláře nejsou distribuovány nezabezpečeným prostředím jako je email, veřejná úložiště pro ukládání a výměnu dokumentů apod., zvyšuje se také bezpečnost informací.

Jaké jsou tedy hlavní benefity užití platformy K2?

  • Procesní platforma bez nutnosti programování
  • Rychlá implementace prvních procesů, snadná adopce této technologie zaměstnanci
  • Opakovaně použitelné integrace pro většinu IS (i lokálních výrobců)
  • Zabezpečená konfigurace
  • Užití dat v reálném čase
  • Zrychlení procesů
  • Auditovatelnost procesů
  • Možnost lokální nebo Cloud instalace
  • Cena automatizace procesu nižší než ve většině běžných IS

Z našich zkušeností je K2 ideálním řešením pro další krok v digitalizaci fungování vaší firmy bez nutnosti masivních investic a dlouhých implementačních projektů. Elegantně překlene nedostatky existujících IS, jejich rigidnost či zastaralost. Vhodné je začít na menších, jednodušších procesech a postupně automatizovat i složitější procesy, kterou budou mnohdy vyžadovat optimalizaci před samotnou digitalizací. Často tím tedy m docílíte nejen kýžené automatizace, ale i rozbití starých stereotypů v procesech vaší firmy.

Máme za sebou desítky řešení automatizace podnikových procesů v řadě odvětví, jakož i hluboké znalosti IT prostředí firem, včetně bezpečnostních požadavků.

 Jsme připraveni probrat potřebné vlastnosti vhodné pro automatizace procesů přímo ve vaší organizaci a společně s vámi najít také vhodná propojení Automatizace a Robotizace procesů.

 

Tomáš Kubíček

[email protected].cz