Článek:

Robotická procesní automatizace (RPA)

15.06.2020

Pojmy jako robotika, automatizace a umělá inteligence se objevují ve spojitosti s tzv. Čtvrtou průmyslovou revolucí, označenou jako Průmysl 4.0, již několik let. Odkazuje nás na současný trend digitalizace a s ní související automatizaci podnikových procesů, nejen těch výrobních. I když automatizace ve výrobě již desítky let probíhá, v současné době se dostává do popředí tzv. robotická automatizace procesů (RPA), případně robotizace procesů s prvky umělé inteligence (RCA). O co se vlastně jedná?

Robotika je obor zabývající se navrhováním a budováním robotů. Roboti jsou stroje naprogramované tak, aby byly schopny provádět řadu činností z velké části nebo zcela autonomně. Vždy se však jedná o definovanou sekvenci pohybů. Naproti tomu, umělá inteligence (AI) je odvětví informatiky využívající algoritmy, které mohou řešit vnímání, učení, řešení problémů, jazykové porozumění a logické uvažování. Pomocí těchto algoritmů se vyvíjí počítačové programy pro dokončení úkolů, které by jinak vyžadovaly inteligenci člověka. Jedním z těchto programů je tzv. softwarový robot, který samostatně pracuje na dokončení virtuálního úkolu, čímž napodobuje určitou úroveň lidské inteligence/práce člověka.

Robotická automatizace procesů tedy v sobě spojuje prvky robotiky a umělé inteligence. U nás vyvíjíme unikátní řešení pro podnikovou digitalizaci a procesní automatizaci včetně automatizace rutinních procesů, digitalizace obchodních operací a standardizace pracovních postupů. Transformujeme tak podnikové činnosti pro společnosti, které hledají inovace pracovního postupu a zvyšování efektivity zaměstnanců. Dnes BDO zastupuje dva přední dodavatele robotických platforem, a to UiPath a Automation Anywhere.

Možnosti využití a přínosy RPA

Vhodným kandidátem pro robotizaci jsou procesy s jasně definovanými pravidly, neměnné nebo předvídatelné. Takové procesy jsou stabilní a standardizované. Víte, kolik Vás stojí a zároveň můžete předpokládat, že se bez těchto procesů Vaše firma v budoucnu neobejde. Dále jde o opakující se a rutinní úkoly, které třeba zbytečně zatěžují Vaše kvalifikované zaměstnance. Automatizace je vhodným řešením i v případě, pokud se potýkáte s velkým objemem dat a operacemi, které běží mimo pracovní dobu nebo nepřetržitě.

Díky robotické automatizaci procesů získáte větší kontrolu nad dodržováním předpisů a auditovatelností interních procesů, informace se stanou přesnější a dostupnější v kratším čase. Zvýší se produktivita Vašich pracovníků, protože jim odlehčíte od rutinní operativy a umožníte jim tak využít jejich znalosti a kreativitu při řešení složitějších úkolů. Tím je i motivujete, protože je zbavíte nudné práce a umožníte jim rozvoj v jiných oblastech. Navíc automatizovaný proces umožňuje nepřetržitou dostupnost a škálovatelnost (robot pracuje 24 hodin 7 dní v týdnu), je tedy možné do procesu kdykoliv vstupovat a upravovat jeho funkcionality na základě Vašich aktuálních požadavků. V případě implementace stejného procesu do dalších entit společnosti je pak zaručena vyšší rychlost nasazení, neboť již existující základní parametry procesu je možné snadno překopírovat do produkčního prostředí nové entity a upravit nastavení pouze dle jejích specifik.

Automatizace v praxi

Každé podnikové prostředí je jedinečné a každý proces unikátní. Proto je potřeba přistupovat ke každému zákazníkovi individuálně a nabídnout komplexní řešení včetně návrhu digitalizační strategie, přípravy IT infrastruktury a vzdělávání zaměstnanců. Robotizace procesů je zároveň skvělá příležitost pro zamyšlení se nad samotnou podstatnou procesů a jejich re-engineeringem před vlastní automatizací. Projekty robotizace tak jsou povětšinou iniciovány business útvary firem, nejedná se primárně o dlouhé a složité IT implementační a integrační projekty. Robotizace procesů má navíc obvyklou návratnosti od 4 do 10 měsíců a má tedy rychlý a přímý dopad na efektivitu firmy.

Naše řešení už jsme implementovali v nadnárodních společnostech z oblasti logistiky, energetiky, real estate, finančního sektoru, investičních skupin i automobilového průmyslu. Níže uvádím, v jakých oblastech mají firmy v současné době největší zájem o automatizaci.

Audit

  • Ověřování stavu závazků ve veřejných registrech
  • Tvorba konfirmačních dopisů

Finance

  • Automatizované vystavování faktur
  • Cash Pooling
  • Clearing
  • Generování a zpracování platebních příkazů
  • Kontrola přehledu DPH
  • Podávání DPH
  • Přepis přijatých faktur
  • Zpracování bankovních výpisů
  • Zpracování příchozích faktur

Back office

  • Kontrola dokumentů v registru smluv
  • Ověření a evidence změn kmenových dat
  • Správa datové schránky
  • Vytváření a zasílání upomínek
  • Zpracování příchozí pošty
  • Péče o zákazníky

Reporting

  • Nájemní smlouvy a přehled nájemníků
  • NFD
  • Pohledávky
  • Zůstatky, úroky a vývoj úrokových sazeb

HR

  • Onboarding
  • Offboarding
  • Zpracování docházky

Pro jednoho z našich klientů, majícího 270 entit, jsme v rámci robotizace vytvořili denní proces zasílání daňových přiznání, kontrolních výkazů DPH a souhrnných výkazů DPH finančním institucím ve formě datových zpráv, s využitím interní aplikace klienta.

Pojďme se podívat, jak vypadá výsledný zautomatizovaný proces:

Čeho náš klient tímto řešením dosáhl?

Robot obstarává proces od kontroly správnosti daňového přiznání až po import potvrzení o odeslání dokumentu finanční instituci. Tento proces běží na pozadí a zcela samostatně, není tedy vyžadována kontrola běhu procesu zaměstnancem, který se tak může věnovat jiným činnostem. Dalším přínosem automatizace procesu bylo snížení počtu chybně odevzdaných přiznání, neboť robot se 100% přesností kontroluje správnost daňových přiznání na daňovém portálu. Zjistili jsme, že časová náročnost tohoto procesu byla před automatizací více než 35 hodin měsíčně a vyžadoval zapojení 2 kvalifikovaných pracovníků. Díky automatizaci proces běží denně, čímž se délka procesu podávání dokumentů značně zkrátila a klient také uspořil náklady na tyto 2 obsluhující zaměstnance. Vytvořili jsme tak zastupitelný proces, který není ovlivněn výpadky kvalifikovaných pracovníků.

Shrnutí

RPA není jen cestou kupředu, pomocníkem a průvodcem v době digitalizace, ale pomáhá také mírnit dopady neočekávaných změn. Dění posledních měsíců jasně ukázalo, jak nepředvídatelné změny dokáží ovlivnit chod i jinak stabilních firem. Nabízíme automatizační řešení, která podporují společnosti nepřetržitě a zajišťují ničím nerušený obchodní tok. Pomáháme Vám tak stabilizovat podnikové procesy i v nestabilní době.

Vykročte s námi cestou digitalizace a inovací.