Článek:

Problémové oblasti práce na home-office

14.09.2020

Lukáš Regec, Partner |

Práci z domova, tzv. home-office, ještě do nedávné doby nabízela jen hrstka zaměstnavatelů, a to jako benefit. S příchodem koronavirové krize však ani ostatním zaměstnavatelům často nezbylo nic jiného, než se přizpůsobit a své zaměstnance také poslat pracovat z domu. Mnozí zaměstnavatelé si v rapidním přechodu neuvědomili, že i v režimu home-office platí zákoník práce úplně stejně jako při práci na pracovišti, s čímž je spojena řada povinností zaměstnavatele.

Home-office je v zákoníku práce připuštěn pouze obecným ustanovením, jež zavádí možnost práce z jiného dohodnutého místa a dále ustanovením zákoníku práce o tzv. domáckých zaměstnancích, kteří si kromě práce z jiného místa navíc sami rozvrhují pracovní dobu. Domácký zaměstnanec tak může pracovat např. z kavárny či z co-workingového centra.

Home-office nelze jednostranně nařídit. Zaměstnavatel se zaměstnancem tedy pro zřízení režimu home-office musí uzavřít písemnou dohodu nebo tuto možnost sjednat již v pracovní smlouvě. Obecná pravidla pro home-office může nastavit také vnitřní předpis zaměstnavatele. Konkrétní povinnosti zaměstnance může stanovit pouze dvoustranná dohoda.

Jaké má povinnosti zaměstnanec a zaměstnavatel?

Jak uvádíme výše, pro zaměstnance na home-office neexistuje (až na výše zmíněnou výjimku) žádná speciální úprava. Strany tak mají relativně větší volnost upravit si podmínky práce z domova podle vlastní potřeby. U konkrétních práv a povinností však mohou nastat problémy hned v několika oblastech.

Zaměstnavatel má povinnost přidělovat práci a zaměstnanec má povinnost práci vykonávat. Při práci z domova však může nastat problém se způsobem zadávání, odevzdávání a kontroly práce, stejně jako s poskytováním, užíváním a kontrolou svěřených prostředků (notebook, telefon apod.). Zaměstnavatel má také povinnost vést evidenci pracovní doby. Práce z domova mu však tuto povinnost do určité míry komplikuje.

Další problematickou oblastí je BOZP a řešení případných pracovních úrazů. Režim práce z domova totiž ponechává zaměstnavateli povinnost zajistit zaměstnancům bezpečné pracovní prostředí stejně jako při práci na pracovišti zaměstnavatele, přestože se zaměstnanec pohybuje mimo faktickou kontrolu zaměstnavatele.

Zásadní pro řešení nastíněných problémů je tedy pečlivé vymezení zaměstnancových práv a povinností v dohodě, případně ve vnitřním předpisu zaměstnavatele. V dohodě lze zaměstnanci například uložit povinnost být každý den v určité době k dispozici na e-mailu nebo telefonu, evidovat pracovní dobu a posílat ji nadřízenému zaměstnanci, a podobně. Ve vnitřním předpisu je možné formulovat např. obecné povinnosti BOZP společné pro všechny zaměstnance.

Jak nejlépe  hradit související náklady?

Zákoník práce nastavuje systém, v němž nese náklady na výkon závislé práce výhradně zaměstnavatel. Z toho vyplývá, že zaměstnanec má právo na uhrazení všech nákladů, které mu při výkonu práce na home-office vznikly (samozřejmě účelně vynaložených ve vztahu k vykonávané práci). Náhrada nákladů nesmí být zahrnuta ve mzdě zaměstnance.

V praxi se uplatňují dva způsoby, jakými lze náklady proplácet. První z nich je hrazení paušálu, kterým lze proplácení nákladů částečně řešit, ale nelze jej využít pro všechny náklady (nelze využít typicky pro energie). Pokud je u ostatních nákladů (například opotřebení majetku) paušál využit, je klíčové ho stanovit na základě kalkulace skutečných výdajů. V opačném případě by se zaměstnavatel mohl dostat do problémů se správcem daně, se správou sociálního zabezpečení, inspekcí práce nebo by se případně sám zaměstnanec mohl obrátit na soud a domáhat se náhrady.

Druhým způsobem je proplácení všech skutečně vynaložených nákladů k výkonu práce, a to na základě prokázání příslušnými doklady – např. zaměstnavatel zaplatí poměrnou část z měsíční faktury za elektřinu, a to podle doby, ve které zaměstnanec pracoval z domova. Přestože je tato varianta jistější a přesnější, v praxi může být administrativně velmi složitá, a to zejména ve výpočtu části, kterou má zaměstnavatel proplácet. Doporučujeme tedy ve vnitřním předpisu jasně a transparentně stanovit, které náklady a jakým způsobem budou propláceny.

Lze zaměstnance na home-office kontrolovat?

Kontrola může v zásadě probíhat ve dvou rovinách – softwarové a faktické.

Co se týče softwarové kontroly, zaměstnavatel může kontrolovat aktivitu zaměstnance na např. přiděleném pracovním notebooku či pracovním e-mailu, avšak pouze pro ověření dodržování zákazu jejich užívání pro osobní potřebu, nebo ze závažného důvodu – v takovém případě musí být zaměstnanec o kontrole informován. Je nutné rovněž pamatovat na ochranu osobních údajů zaměstnance, přiměřenost a vhodnost kontroly.

Co se týče faktické kontroly na domácím pracovišti, zaměstnavatel má sice legitimní zájem zaměstnance kontrolovat, ale nemůže tak činit svévolně – zájem na ochraně soukromí zaměstnance je podle zásad pracovního práva vyšší. Podobný postup, jako v případě kontroly při dočasné pracovní neschopnosti, nepřipadá v úvahu.

Pro účely zajištění BOZP před začátkem výkonu práce z domova a její případné kontroly, stejně jako prošetření případného pracovního úrazu, tedy doporučujeme v dohodě mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem vyjádřit souhlas zaměstnance se vstupem zaměstnavatele na domácí pracoviště v odůvodněných případech.

Závěrem

Je tedy především na zaměstnavateli, aby si nechal příslušné dohody a vnitřní předpisy týkající se home-office tzv. „ušít na míru“. Pouze tak totiž nastaví jasná pravidla, podle kterých se mohou obě strany řídit, a minimalizuje rizika, jež jsou s režimem home-office spojena.